SKRIPSI Analisis Kinerja Pegawai Dispendukcapil Dalam Melayani Pembuatan Akta Kelahiran Di Kota Surakarta

ANALISIS KINERJA PEGAWAI DISPENDUKCAPIL DALAM MELAYANI PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN DI KOTA SURAKARTA

SKRIPSI

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan guna mencapai

Derajat Sarjana S1 Progam Studi Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Surakarta

OLEH :

RETNO KURNIA IMSANY

NIM. 201011019

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SURAKARTA

2014

PERSETUJUAN

Proposal Penelitian ini telah disetujui oleh dosen pembimbing skripsi, pada Program  Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Surakarta.

                                    Hari                 : Senin

                                    Tanggal           : 16 Juni 2014

Pembimbing

Drs. Djoko Sutanto, M.Si

PENGESAHAN

Skripsi ini telah di uji dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Skripsi, pada Program Studi Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Surakarta.

                                    Hari                 : Senin

                                    Tanggal           : 16 Juni 2014

Susunan Tim Penguji

Ketua              : Drs. Djoko Sutanto, M. Si

Sekretaris        : Dra. SWE. Handayani, M. I. Kom

Anggota          : Sudiarto, S. Sos. M. Si

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Dekan,

Drs. Djoko Sutanto, M. Si.

MOTTO

“Tuhan telah menciptakan sejumlah pintu untuk Dia bukakan kepada kebenaran. Dia membukanya bagi siapa saja yang mengetuk dengan tangan keyakinan” (KAHLIL GIBRAN)

“Untuk kedua orang tuaku, dengan penuh cinta: aku adalah bagian darimu dan engkau bagian dariku, selamanya kita akan selalu bersama. Engkau berarti selamanya bagiku, engkau membebaskan hatiku. Engkau selalu memberikan ketenangan jiwa, kini kuiingin engkau tahu bahwa cintaku padamu takkan pernah pudar, Anakmu” (IBRAHIM ELFIKY)

“Bersabarlah, karena disaat itu hati mulai merenungkan apa yang telah terjadi, otak pun mulai berputar mengolah apa yang telah terjadi. Karena dibalik kesabaran ada suatu keindahan yang tak ternilai” (MY WORD)

PERSEMBAHAN

Karya ini ku persembahkan untuk orang-orang yang selama ini telah menemani hidupku...

Teruntuk,

Seseorang yang telah membawaku ke tanah kelahirannya untuk menuntut ilmu, seseorang yang setiap tetes keringatnya sangat berharga, serta seseorang yang mengajari arti tanggung jawab. Teruntuk Papaku SANYOTO.... “maaf Pa, kalau selama ini terlalu banyak  permintaan”

Teruntuk seseorang yang siang malam selalu berdoa untuk keberhasilan anaknya, melakukan apa saja tanpa mengharapkan imbalan. Seseorang yang sangat mengerti akan perasaan dan kondisi anaknya, seseorang yang menjadi teman dekat tanpa pernah menyakiti hati. Teruntukmu Mamaku Sayang MISMARNIS... “maaf belum dapat memberikan apa-apa. Love you Mom”

Teruntuk adikku ERIN NINGTYAS yang sama-sama berjuang menuntut ilmu disini. Terima kasih telah menemani dan memberikan kehangatan sebagai pengganti Papa dan Mama. Untuk Adikku tersayang TIARA SURGA dan ANGGUN SETIA DARMA (motivasi hidupku untuk menjadi lebih baik)

Teruntuk SESEORANG yang memberikan arti kesabaran yang luar biasa,,, terimakasih buat semuanya.

Sahabatku, sekaligus teman seperjuangan ARIYANI, orang yang selalu menerima curahan hati, mengalami suka duka bersama selama menjadi mahasiswa.

Teruntuk para DOSEN yang selalu memberikan pengarahan dan masukan selama duduk di bangku perkuliahan.

Almamater kebanggaanku UNIVERSITAS SURAKARTA, tempat aku menuntut ilmu selama diperguruan tinggi selama ini.

ABSTRAK

Retno Kurnia Imsany. NIM : 201011019. Tahun Penelitian : 2014. ANALISIS KINERJA PEGAWAI DISPENDUKCAPIL DALAM MELAYANI PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN DI KOTA SURAKARTA.  Program Studi Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Surakarta.

Meningkatnya angka kelahiran di masyarakat yang menyebabkan bertambahnya jumlah penduduk menjadi tugas bagi pemerintah daerah untuk mengatur administrasi kependudukan dengan cara mendata penduduk atau warga terutama untuk yang baru lahir. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan suatu badan atau instansi pelaksana yang bertugas menata dan menerbitkan dokumen serta data kependudukan melalaui pendaftaran penduduk. Pendaftaran penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan tentang administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan. Dengan demikian, selain pendataan yang dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku tetapi juga harus sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta peran pegawaipun menjadi tolak ukur untuk menciptakan pelayanan yang baik serta kinerja yang optimal. Agar pelayanan terhadap masyarakat optimal maka perlu dilakukan peningkatan kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakata. Dalam penelitian ini beberapa masalah dirumuskan sebagai berikut : 1) Bagaimana pelayanan pegawai Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil melayani masyarakat dalam pembuatan akta kelahiran. 2) Indikator-indikator apa saja yang mempengaruhi  kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta dalam pembuatan akta kelahiran. 3) Faktor-faktor apa saja yang mendorong dan yang menghambat tingkat kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan bentuk penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Pengumpulan data diperoleh melalui tiga metode yaitu wawancara, observasi , dan dokumentasi. Teknisk analisis data yang digunakan adalah teknik analisis siklus atau interaktif. Validitas data yang digunakan adalah dengan memadukan trianggulasi teknik dan trianggulasi sumber.

Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa: 1) Kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam melayani pembuatan akta kelahiran sudah cukup baik. 2) indikator-indikator untuk meningkatkan kinerja adalah (a) hasil kerja (b) tanggung jawab (c) kedisiplinan (d) kemampuan (e) penghargaan (f) fasilitas. 3) faktor penghambat kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah kurangnya pegawai dalam pelayanan administrasi, kurangnya pemahaman masyarakat terhadap prosedur atau persyaratan yang diberikan, dan lingkungan kerja pegawai terutama di bidang pencatatan sipil yang kurang kondusif.

Sedangkan untuk faktor pendorong kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah (a) kedisipilinan pegawai yang cukup baik (b) Motivasi kerja pegawai yang tinggi (c) Adanya pengawasan langsung dari kepala bidang atau atasan (d) sarana dan prasarana yang lengkap (e) Kemampuan pegawai yang sudah sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing.

Kata Kunci : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Akta Kelahiran, Kinerja

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kesempatan dan kesehatan untuk dapat menyelesaikan skripsi ini yang menjadi suatu kebanggaan yang pada akhirnya akan menjadi persembahan yang berharga untuk kedua orang tua. Dan tak lupa terima kasih untuk doa yang selalu dipanjatkan oleh kedua orang tua, doa yang selalu mengiringi langkah sejak awal untuk diberikan kemudahan dan kelancaran dalam menyelesaikannya.

Awalnya penulis hanya menulis atau menyalin semua yang berhubungan dengan teori, tetapi seiring berjalannya waktu penulis merasa banyak kekurangan dan mengerti hal-hal penting apa saja yang diperlukan dalam skripsi ini. Namun demikian, penulis menerima dengan senang hati kritik dan saran yang sekiranya membangun untuk penulisan ini.

Satu hal yang pasti adalah bantuan-bantuan yang pernah penulis dapatkan dari pihak-pihak selama penulisan ini. Untuk itu pada kesempatan yang berbahagia ini, penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada yang terhormat:

1.      Bapak Dr. Drs. Margono, S.E, MM,  selaku Rektor Universitas Surakarta atas petunjuk dan bimbingannya

2.      Bapak Drs. Djoko Sutanto, M. Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Surakarta sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah memberikan bimbingan dan petunjuknya

3.      Seluruh dosen dan staf pengajar Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Surakarta

4.      Seluruh pihak yang telah mambantu hingga selesainya penyusunan skripsi ini, yang tentunya tidak dapat penulis sebutkan satu per satu

5.      Ayahanda Sanyoto yang setiap hari berjuang membanting tulang sehingga ananda dapat menyelesaikan studi ini dengan baik

6.      Ibunda Mismarnis terima kasih atas doa dan dukungannya setiap hari

Dengan demikian, semoga hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan menambah perbendaharaan perpustakaan.

Surakarta, 16 Juni 2014

Retno Kurnia Imsany   

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL....................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN........................................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................ iii

HALAMAN MOTTO...................................................................................... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN..................................................................... v

ABSTRAK....................................................................................................... vi

KATA PENGANTAR..................................................................................... viii

DAFTAR ISI................................................................................................... x

DAFTAR TABEL............................................................................................ xiii

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1

      A.     Latar Belakang ....................................................................................  1

      B.     Perumusan Masalah.............................................................................. 5

      C.     Tujuan Penelitian.................................................................................. 6

      D.    Manfaat Penelitian................................................................................ 7

BAB II LANDASAN TEORI......................................................................... 8

      A.    Kerangka Pemikiran............................................................................. 8

      B.     Tinjauan Pustaka................................................................................... 12

1.      Konsep Kinerja............................................................................... 12

2.      Konsep Perilaku Individu............................................................... 19

3.      Konsep Motivasi............................................................................. 25

BAB III METODOLOGI PENELITIAN....................................................... 37

      A.    Metode Penelitian................................................................................. 37

      B.     Jenis Penelitian..................................................................................... 37

      C.     Lokasi Penelitian.................................................................................. 38

      D.    Sumber Data......................................................................................... 38

      E.     Teknik Pengumpulan Data................................................................... 40

      F.      Validitas Data....................................................................................... 42

      G.    Teknik Analisis Data............................................................................ 43

      H.    Definisi Konseptual dan Definisi Operasional..................................... 45

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN.............................. 47

      A.    Gambaran Umum Kota Surakarta........................................................ 47

      B.     Sejarah Berdirinya Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta       48

      C.     Dasar Hukum Dispendukcapil Kota Surakarta.................................... 52

      D.    Visi dan Misi Dispendukcapil Kota Surakarta..................................... 53

      E.     Susunan Organisasi............................................................................... 54

      F.      Uraian Tugas dan Jabatan Struktural.................................................... 58

     G.   Persyaratan dan Mekanisme Pelayanan Akta Kelahiran...................... 65

      H.    Hasil Penelitian..................................................................................... 69

1.      Hasil Kerja Pegawai Dispendukcapil............................................. 69

2.      Tanggung Jawab Pegawai Dispendukcapil.................................... 72

3.      Kedisiplinan Pegawai Dispendukcapil........................................... 77

4.      Kemampuan Pegawai Dispendukcapil........................................... 80

5.      Penghargaan untuk Pegawai Dispendukcapil................................. 90

6.      Fasilitas untuk Pegawai Dispendukcapil........................................ 93

BAB V PENUTUP.......................................................................................... 98

      A.    Kesimpulan........................................................................................... 98

      B.     Saran..................................................................................................... 103

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 106

LAMPIRAN.................................................................................................... 108

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Jabatan dan Golongan Pegawai Bidang Pencatatan Sipil................ 58

Tabel 4.2 Tabel Matrik Hasil Penilaian............................................................. 96

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran...................................................................... 11

Gambar 3.1 Alur Dalam Wawancara................................................................ 41

Gambar 3.2 Trianggulasi Teknik Pengumpulan Data....................................... 43

Gambar 3.3 Komponen-komponen Analisis Data............................................ 45

Gambar 4.1 Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota  Surakarta            56

Gambar 4.2 Bagan Organisasi Bidang Pencatatan Sipil................................... 57

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Negara Republik Indonesia masih menyandang status sebagai negara berkembang. Padahal secara geografis letak Indonesia sangat strategis dan dikenal juga sebagai negara maritim dan sebagaian besar penduduk bermata pencaharian sebagai petani (agraris). Namun pernyataan itu tidak sesuai dengan kondisi yang terjadi pada saat sekarang ini. Walaupun NKRI sudah dinyatakan merdeka namun bagi rakyatnya sendiri mereka belum merdeka. Setiap tahun pengangguran yang bertambah karena kurangnya lapangan kerja, kemiskinan yang masih belum teratasi, bahan pangan yang semakin mahal, serta  biaya kesehatan dan biaya pendidikan yang semakin hari semakin mahal. Tetapi walaupun demikian masyarakat harus mentaati peraturan dan norma yang berlaku salah satu aturan yang harus ditaati adalah pendaftaran penduduk.

Masyarakat di tuntut untuk taat akan peraturan yang telah ditetapkan, baik yang ditetapkan oleh pemerintah pusat maupun peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah daerah. Peraturan-peraturan itu telah dimiliki oleh seorang anak yang baru lahir. Ketika seorang anak dilahirkan, setiap orang tua wajib melaporkan kelahiran anak mereka kepada instansi terkait untuk di data dan mendapatkan pengakuan sebagai warga negara yang disebut dengan akta kelahiran.

Dalam hal ini, akta kelahiran diurus oleh instansi terkait yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, khususnya di Bidang Pencatatan Sipil. Tata cara dan prosedur pembuatan akta kelahiran telah ditetapkan dan telah disosialisasikan kepada masyarakat. Dengan adanya sosialisasi yang diberikan, masyarakat terutama para orang tua paham akan tanggung jawabnya. Pada saat sekarang ini banyak kasus yang terjadi terutama dalam pembuatan akta kelahiran. Walaupun pemerintah daerah telah menetapkan denda kepada anak yang terlambat dalam pembuatan akta kelahiran, namun para orang tua masih lalai untuk membuat akta kelahiran. Denda yang diberikan kepada masyarakat tidak terlalu berat. Batas keterlambatan pelaporan 60 hari s/d 1 tahun dikenakan biaya Rp. 15.000 untuk WNI dan Rp. 250.000 untuk WNA, umur 1 s/d 5 tahun dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000 untuk WNI dan Rp. 500.000 untuk WNA, dan umur 5 tahun lebih dikenakan biaya sebesar Rp. 100.000 untuk WNI dan Rp. 1.000.000 untuk WNA. Biaya ini berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 11 Tahun 2011 tentang Tarif Retribusi dan Denda Administrasi. Tetapi semuanya ini tergantung kepada kinerja para pegawai dalam melayani masyarakat terutama dalam pembuatan akta kelahiran.

Terjadinya kelalaian dalam pembuatan akta kelahiran dapat juga disebabkan oleh faktor pendidikan yang dimiliki oleh masyarakat. Masyarakat yang tinggal diperkotaan yang mayoritas memiliki pendidikan yang lebih tinggi mereka tahu akan manfaat akta kelahiran dibandingkan dengan masyarakat yang tinggal dipedesaan mereka menganggap pembuatan akta kelahiran itu sulit dan memakan biaya yang mahal. Padahal pemerintah daerah sendiri sudah menetapkan tarif retribusi dan denda yang murah agar bisa dijangkau oleh semua kalangan masyarakat. Selain itu informasi yang diperoleh mengenai prosedur pembuatan akta kelahiran dipedesaanpun cukup minim, kebanyakan dari mereka menggunakan calo untuk membuat akta kelahiran agar tidak direpotkan, tidak menutup kemungkinan penggunaan calo juga terjadi di perkotaan.

Berdasarkan hasil observasi dan survei yang dilakukan penulis diketahui bahwa Kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama di bidang Pencatatan Sipil sudah disiplin. Hal ini dilihat dari kedatangan pegawai di pagi hari terutama bagian administrasi dan bagian pendaftaran sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan. Selain itu pemanfaatan waktu istiarahat dimanfaatkan semaksimal mungkin dan 5 menit sebelum waktu kerja mereka sudah berada di ruangan kerja masing-masing. Dengan demikian Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam hal kedisiplinan sudah mencapai 81% dan 90% dalam hal kemampuannya, kemampuan mereka sudah sesuai dengan bidang yang mereka tekuni. Semua pegawai sudah terampil dalam pengoperasian komputer dan penggunaan alat-alat lain seperti mesin cetak dokumen.

Kemudian dari segi kualitas hasil kerja, para pegawai berusaha menyelesaikan tugas tepat pada waktunya walaupun ada keterlambatan satu hari. Dari hasil wawancara kepada masyarakat dengan narasumber Ibu Diah, warga Sekip, Kadipiro penulis memperoleh informasi dari masyarakat bahwa pelayanan yang diberikan kurang memuaskan, masyarakat merasakan prosedur yang diberikan terlalu berbelit-belit yang menyebabkan pembuatan dokumen memakan waktu yang lama dan masyarakat mengalami kesulitan karena harus pulang pergi untuk melengkapi kekurangan dokumen. Sama halnya seperti yang disampaikan oleh Ibu yang mengeluhkan kondisi ruang tunggu yang kurang memuaskan.

Selain itu sarana dan prasarana juga membantu untuk meningkatkan kinerja para pegawai seperti ruang kerja. Dari observasi yang dilakukan, ruang kerja pegawai dispendukcapil terutama bidang pencatatan sipil belum optimal karena jarak antara meja pegawai terlalu dekat dan menghambat pergerakan aktivitas antar pegawai serta ruang tunggu dan ruang administrasi pendaftaran yang sempit dan masyarakat yang ramai setiap harinya terutama pada jam 08.00- 11.30 yang mempengaruhi kenyamanan dalam bekerja. Peralatan yang digunakan untuk mendukung proses hasil kerja sudah cukup. Seperti seperangkat komputer dan alat pencetak dokumen terutama untuk dokumen akta kelahiran.

Kinerja pegawai dispendukcapil merupakan upaya pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan pemberian pelayanan yang berlangsung dalam proses penyelenggaraan kegiatan pemerintahan antara dinas kependudukan catatan sipil. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam rangka mencapai tujuan nasional. Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab diperlukan adanya suatu peraturan dan kebijaksanaan yang digunakan untuk mengatur proses kegiatan dalam instansi tersebut.

Efektifitas dan wewenang Dispendukcapil Kota Surakarta merupakan proses peningkatan kinerja yang dilaksanakan dalam memberikan pelayanan sehingga memiliki ketepatan pelaksana serta tujuan yang hendak dicapai. Agar kinerja dalam memberikan pelayanan berjalan sesuai dengan tupoksi yang berlaku  perlu adanya penilaian prestasi kerja yang diberikan kepada para pegawai. Dengan adanya penilaian prestasi kerja dalam bentuk catatan-catatan penilai yang menggambarkan perilaku karyawan sangat baik atau sangat jelek dalam kaitannya dengan pelaksanaan kerja. diharapkan suatu pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Dengan demikian bertolak dari latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai “ANALISIS KINERJA PEGAWAI DISPENDUKCAPIL DALAM MELAYANI PEMBUATAN AKTA KELAHIRAN DI KOTA SURAKARTA”

B.     RUMUSAN MASALAH

Dalam penelitian, rumusan masalah digunakan untuk menunjukkan masalah yang diteliti dan untuk memberikan batasan-batasan dalam penelitian sehingga penelitian itu tetap fokus pada hal yang benar-benar ingin diteliti.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan beberapa  masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana pelayanan pegawai Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran?

2.      Indikator-indikator apa saja yang mempengaruhi  kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam pembuatan akta kelahiran?

3.      Faktor-faktor apa saja yang mendorong dan yang menghambat kinerja pegawai Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil?

C.    TUJUAN PENELITIAN

1.      Tujuan Fungsional :

a.         Untuk  mengetahui   kinerja pegawai pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam pembuatan Akta Kelahiran

b.         Untuk mengetahui faktor-faktor pendorong dan penghambat kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran

2.      Tujuan Istitusional :

a.       Sebagai bahan evaluasi agar terciptanya kinerja yang optimal serta para pegawai dapat bekerja secara profesional dalam melayani masyarakat dalam pembuatan akta kelahiran

b.      Sebagai acuan untuk kedepannya dalam meningkatkan kinerja pegawai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

c.       Untuk menemukan solusi agar bisa meningkatkan kualitas serta kinerja pegawai dalam melayani masyarakat yang mencari akta kelahiran

3.      Tujuan Individual

a.         Untuk memperoleh data sebagai bahan penyusunan skripsi untuk memenuhi sebagian persyaratan guna mencapai derajat sarjana S1 Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Surakarta

b.         Untuk mengetahui berbagai teori yang telah penulis terima di bangku kuliah

D.    MANFAAT PENULISAN

1.      Manfaat Teoritis : Harapan peneliti terhadap penelitian adalah sebagai berikut :

a.         Menambah wawasan keilmuan dalam hal yang berkaitan dengan kinerja pegawai

b.         Sebagai bahan acuan bagi peneliti selanjutnya yang membahas mengenai kinerja pegawai

2.      Manfaat Praktis : Manfaat penelitian terhadap institusi yang diteliti adalah sebagai berikut:

a.         Sebagai bentuk penerapan atau aplikasi dari ilmu pengetahuan yang telah diperoleh di dalam bangku perkuliahan

b.         Memeperoleh atau mencari kebenaran terhadap kinerja pegawai Dispendukcapil

c.         Untuk menemukan solusi dari permasalahan kinerja pegawai Dispendukcapil dalam melayani masyarakat

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    KERANGKA PEMIKIRAN

Kerangka pemikiran ini digunakan sebagai dasar untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian yang di angkat, atau dapat diartikan sebagai mengalirkan jalan pikiran menurut kerangka logis atau kerangka konseptual yang relevan untuk menjawab penyebab terjadinya masalah. Untuk membuktikan kecermatan penelitian, dasar dari teori tersebut perlu diperkuat  hasil-hasil penelitian terdahulu yang relevan.

Dari segi institusional Kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran berpedoman kepada Undang Undang Republik Indonesia Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Dimana instansi pelaksana dalam melaksanakan Administrasi Kependudukan dengan kewajiban salah satunya ialah memberikan pelayanan yang sama dan profesional kepada setiap penduduk atas pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting. Selain itu kewenangan yang dimiliki oleh instansi pelaksana melaksanakan urusan  administrasi kependudukan ialah memperoleh keterangan  dan data yang benar tentang peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dilaporkan penduduk serta mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil untuk kepentingan pembangunan.

Dengan adanya undang-undang yang mengatur tentang administrasi kependudukan, maka untuk menjalankan kewenangan dan kewajiban yang ditetapkan perlu adanya pedoman uraian tugas jabatan struktural. Pedoman uraian tugas jabatan struktural diatur dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012. Peraturan ini dibuat agar instansi pelaksana dalam melaksanakan urusan administrasi kependudukan baik terhadap kewajiban maupun kewenangan sesuai dengan bagian dan subbagian tugasnya masing-masing dan tidak mengalami tumpang tindih serta  menghindari munculnya rangkap jabatan.

Salah satu kewenangan yang dilakukan oleh instansi pelaksana administrasi kependudukan adalah penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan akta catatan sipil. Hal ini di atur dalam Perda Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2002 yang dikhususkan dibidang pencatatan akta kelahiran. Dengan demikian tugas, pokok, fungsi dinas kependudukan dan catatan sipil terutama di bidang Pencatatan Sipil adalah melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perkawinan, perceraian, kelahiran, kematian, pengakuan anak, dan pengesahan anak. Dari pelaksanaan perumusan kebijakan dapat dilihat kinerja para pegawai dalam menjalankan tugasnya terutama dalam pembuatan akta kelahiran dapat dinilai melalui sudah sesuai atau tidak kebijakan yang dijalankan dengan tugas, pokok, fungsi dinas kependudukan dan pencatatan sipil.

Dari tataran individual, keberhasilan kinerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu faktor motivasi dan perilaku individu. Motivasi yang dilakukan untuk memperoleh kinerja yang baik adalah dengan memberikan imbalan dan sanksi serta tersedianya sarana prasarana atau fasilitas yang lengkap. Selain itu untuk meningkatkan kinerja para pegawai  dapat dilihat dari kemampuan dan kedisiplinan dalam menjalankan tugas yang diberikan.

Pencapaian kinerja yang maksimal jika para pegawai telah menjalankan tugas sesuai dengan tugas, pokok yang sudah ditetapkan, ditambah lagi dengan adanya motivasi yang membantu dan di dukung dengan perilaku individu yang baik. Namun kinerja pegawai dispendukcapil masih kurang memuaskan, hal ini dipengaruhi oleh fasilitas ruangan yang kurang memadai dan masih ada beberapa pegawai yang kurang disiplin dalam menjalankan tugasnya yang kemudian berdampak pada tugas, pokok, fungsi dinas kependudukan dan pencatatan sipil yang tidak sesuai. Dengan demikian agar memperoleh kinerja yang optimal perlu adanya perbaharuan terhadap sarana dan prasarana serta motivasi yang kuat untuk meningkatkan kedisiplinan para pegawai. 

 

           B.     TINJAUAN PUSTAKA

1.      KONSEP KINERJA

a.      Pengertian Kinerja

Menurut Suyadi Prawirosentoso (1999:2) megemukakan bahwa: “Performance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapi oleh seseorang  atau kelompok dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang atau tanggung jawab masing-masing, dalam rangka upaya mencapi tujuan organisasi bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika”. Sedangkan menurut Moeheriono (2012:95) mendefinisikan “kinerja atau performance merupakan gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksana suatu program kegiatan atau kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, visi dan misi organisasi yang dituangkan melalui perencanaan strategis suatu organisasi”.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah hasil kerja atau kebijakan pegawai yang diperoleh dalam Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui sebuah perencanaan dengan hukum yang berlaku.

Untuk meningkatkan kinerja, salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan memberikan wewenang kepada karyawan yaitu dengan membentuk tim kerja. Gregory Moorhead dan Ricky W.G (2013:132) menyatakan “satu motode yang digunakan oleh beberapa perusahaan untuk memberikan wewenang kepada para pegawai mereka adalah membentuk tim-tim kerja”. Lingkaran kualitas adalah sekelompok karyawan yang sukarela bertemu secara tetap untuk mengidentifikasi dan mangajukan solusi untuk masalah-masalah yang berhubungan dengan kualitas.

Untuk mencapai kinerja tingkat tinggi, seorang karyawan harus mau melakukan perkerjaan dengan baik (motivasi), harus mampu melakukan pekerjaan secara efektif (kemampuan), dan harus mempunyai materi, sumber daya, perlengkapan, dan informasi untuk melakukan pekerjaan tersebut (lingkungan). Defisiensi dalam salah satu area ini akan menurunkan kinerja. Oleh karena itu seorang manajer harus berjuang untuk memastikan bahwa ketiga kondisi tersebut terpenuhi (Moorhead dan Griffin, 2013:87).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk meningkatkan kinerja pegawai perlu adanya motivasi yang diberikan oleh atasan atau pimpinan, tetapi kinerja itu tidak terpaku pada motivasi saja. Jika motivasi yang diberikan oleh atasan sangat baik namun kemampuan para pegawai tidak sesuai dengan bidangnya masing-masing maka kinerja yang diinginkan tidak akan tercapai. Selain itu jika kemampuan pegawai sudah sesuai dengan bidang masing-masing dan motivasi sudah diberikan oleh atasan namun lingkungan kerja tidak mendukung untuk melakukan hal tersebut, maka untuk memperoleh kinerja yang baik tidak dapat terpenuhi. Dengan demikian motivasi dari atasan, kemampuan para pegawai, dan lingkungan kerja adalah salah satu faktor penentu untuk mencapai kinerja yang baik dan dapat memberikan kontribusi positif pada organisasi.

Dalam suatu organisasi para pegawai dituntut untuk melakukan interaksi dengan pegawai lainnya, baik dari satu bidang maupun dengan bidang lainnya. Karena pada prinsipnya organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa unit. Bentuk nyata dari interaksi yang dilakukan adalah kerjasasama baik kerjasama yang dilakukan terhadap atasan atau pimpinan maupun kerjasama sesama pegawai. Dan juga kerja sama ini harus didukung oleh komunikasi yang baik, baik komunikasi yang dilakukan secara vertikal maupun secara horizontal.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk mencapai kinerja pegawai yang tinggi, perlu adanya dorongan dari atasan, kemampuan yang dimiliki, dan lingkungan yang mendukung. Selain itu pencapaian kinerja itu juga harus di dukung oleh tugas, pokok, fungsi yang telah ditetapkan dan juga berpedoman kepada aturan-aturan pemerintah. Seperti halnya untuk mencapai kinerja pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil yang baik harus berpedoman kepada tugas, pokok, fungsi Dispendukcapil itu sendiri dan juga berpedoman kepada undang-undang dan aturan daerah yang belaku.

b.      Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja

Menurut Suyadi Prawirosentoso (1999:27) faktor yang mempengaruhi organisasi dan kinerjanya sebagai berikut:

1)      Efektivitas dan Efisiensi

Efektivitas dari usaha kerja sama (antarindiviual) berhubungan dengan pelaksanaan yang dapat mencapi sistem itu sendiri. Sedangkan efisiensi dari suatu kerja sama dalam suatu sistem (antarindividual) adalah hasil gabungan efisiensi dari upaya yang dipilih masing-masing individu.

2)      Otoritas dan Tanggung jawab

Kejelasan wewenang dan tanggung jawab setiap peserta dalam suatu organisasi akan mendukung kinerja (performance) organisasi tersebut. Walaupun kejelasan wewenang dengan tanggung jawab setiap peserta harus disertai dengan kapasitas masing-masing peserta organisasi bersangkutan.

3)      Disiplin

Disiplin berkaitan erat dengan sanksi yang perlu dijatuhkan kepada sanksi yang yang melanggar. Dalam hal ini seorang karyawan melanggar peraturan yang berlaku dalam organisasi perusahaan, maka karyawan bersangkutan harus sanggup menerima hukuman yang telah disepakati.

4)      Inisatif

Inisiatif seseorang (atasan atau karyawan bawahan) berkaitan dengan daya pikir, kreativitas dalam bentuk ide untuk merencanakan sesuatu yang berkaitan dengan tujuan organisasi. Setiap inisiatif sebaiknya mendapat perhatian atau tanggapan posotif dari atasan, kalau memang dia atasan yang baik.

Sedangkan menurut Moeheriono (2012:139) menyatakan “Faktor penilaian adalah aspek-aspek yang diukur dalam proses penilaian kerja individu. Faktor penilaian tersebut terdiri dari empat aspek yakni sebagai berikut:

1)      Hasil kerja, yaitu keberhasilan karyawan dalam pelaksanaan kerja (output) biasanya terukur, berapa besar yang telah dihasilkan, berapa jumlahnya, dan berapa besar kenaikannya

2)      Perilaku yaitu aspek tindak tanduk karyawan dalam melaksanakan pekerjaan, pelayanannya bagaimana, kesopanannya, sikapnya, dan perilaku baik terhadap sesama karyawan maupun kepada pelanggan

3)      Atribut dan kompensasi, yaitu kemahiran dan penguasaan karyawan sesuai tuntutan jabatan, pengetahuan, keterampilan, dan keahlian

4)      Komparatif, yaitu membandingkan hasil kinerja karyawan dengan karyawan lainnya yang selevel dengan yang bersangkutan

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa semua faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja mempunyai tujuan untuk membantu para pegawai memperoleh hasil kerja yang optimal baik bagi perseorangan maupun kelompok dalam suatu organisasi.

c.       Dasar-dasar Pengukuran kinerja

Moeheriono (2012:96), pengkuran kinerja mempunyai pengertian suatu proses penilaian tentang kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan sasaran dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk menghasilkan barang dan jasa, termasuk informasi atas efisiensi serta efektivitas tindakan dalam mencapai tujuan organisasi.

Beberapa aspek yang mendasar dan yang paling pokok dari pengukuran kinerja sebagai berikut:

1)      Menetapkan tujuan, sasaran dan strategi organisasi, dengan menetapkan secara umum apa yang diinginkan oleh organisasi sesuai dengan tujuan, visi, dan misinya

2)      Merumuskan indikator kinerja dan ukuran kinerja, yang mengacu kepada penilain kinerja secara tidak langsung, sedangkan indikator kinerja mengacu pada pengukuran kinerja secara langsung yang berbentuk keberhasilan utama dan indikator kinerja kunci

3)      Mengukur tingkat capaian tujuan dan sasaran organisasi, menganalisis hasil pengukuran kinerja yang diimplementasikan dengan membandingkan tingkat capaian tujuan dan sasaran organisasi

4)      Mengevaluasi kinerja dengan menilai kemajuan organisasi dan pengambilan keputusan yang berkualitas, memberikan gambaran atau hasil kepada organisasi seberapa besar tingkat keberhasilan tersebut dan mnegevaluasi langkah apa yang diambil dlam organisasi selanjutnya.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengukuran kinerja diperlukan dalam suatu organisasi karena menyangkut tujuan atau sasaran organisasi itu sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. Semuanya ini tergantung pada kinerja setiap pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diembankan serta pengawasan yang diberikan oleh pimpinan atau atasan.

d.      Indikator kinerja

Dalam penelitian ini indikator yang penulis gunakan untuk mengukur sejauh mana tingkat kinerja para pegawai adalah sebagai berikut:

1)      Hasil kerja, adalah objek yang berwujud atau tak berwujud yang merupakan hasil pelaksanaan proyek, sebagai bagian dari suatu kewajiban atau obligasi

2)      Tanggung jawab, ialah kesadaran manusia akan tingkah laku atau perbuatan yang disengaja atau tidak sengaja

2.      KONSEP PERILAKU INDIVIDU

a.      Pengertian Perilaku Individu

Menurut Miftah Thoha (1993:33) mengemukakan “perilaku seseorang itu adalah suatu fungsi dari interaksi antara seseorang individu dengan lingkungannya”. pernyataan ini di dukung oleh Skinner dalam Gibson, Ivancevich, dan Donnely (1994:49) yang menyatakan “individu itu terbuka bagi lingkungan dan sangat dipengaruhi olehnya”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perilaku pegawai atau sesorang itu sangat dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya. Karena kepribadian seseorang itu terbentuk melalui interaksi sosial dalam lingkungan individu tersebut.

Salah satu cara untuk sifat-sifat manusia ini ialah dengan menganalisa kembali prinsip-prinsip dasar yang merupakan salah satu bagian daripadanya (Miftah Thoha, 1999:31). Prinsip-prinsip dasar tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut:

1)      Manusia berbeda perilakunya, karena kemampuannya tidak sama

Prinsip dasar kemampuan ini amat penting diketahui untuk mengetahui mengapa seseorang berbuat dan berperilaku berbeda dengan yang lain. Terbatasnya kemampuan hanya membuat seseorang bertingkah laku yang berbeda. Banyak yang diinginkan manusia, tetapi jawaban manusia untuk mewujudkan keinginan itu terbatas. Sehingga menyebabkan semua yang diinginkan itu tidak tercapai.

2)      Manusia mempunyai kebutuhan yang berbeda

Kebutuhan seseorang berbeda dengan kebutuhan orang lain. Seseorang karyawan yang didorong untuk mendapatkan tambahan gaji supaya dapat hidup satu bulan dengan keluarganya, tingkah perilakunya jelas akan berbeda dengan karyawan yang didorong oleh keinginan memperoleh kedudukan agar mendapatkan harga diri di dalam masyarakat.

3)      Orang berpikir tentang masa depan dan membuat pilihan-pilihan tentang bagaimana bertindak

Kebutuhan-kebutuhan manusia dapat dipenuhi lewat perilakunya masing-masing. Di dalam banyak hal, seseorang dihadapkan dengan sejumlah kebutuhan yang potensial harus dipenuhi lewat perilaku yang dipilihnya.

4)      Seseorang memahami lingkungannya dalam hubungannya dengan pengalaman masa lalu dan kebutuhan

Lingkungan lebih banyak memberikan kepada manusia objek dan peristiwa dibandingkan dengan kemampuan itu sendiri untuk memahami objek dan peristiwa tersebut. Aspek-aspek lingkungan yang diketahui dan yang sudah berjalan adalah merupakan bagian dari sifat dari objek dan peristiwa itu sendiri dan juga bagian dari pengalaman masa lalu dari sesorang.

5)      Seseorang mempunyai reaksi-reaksi senang atau tidak senang

Perasaan yang tidak senang ini akan menjadikan seseorang berbuat yang berbeda dengan orang lain di dalam rangka menanggapi sesuatu hal. Kepuasan dan ketidakpuasan ini ditimbulkan karena adanya perbedaan dari sesuatu yang diterima dengan sesuatu yang diharapkan seharusnya diterima.

6)      Banyak faktor yang menentukan sikap dan perilaku seseorang

Perilaku seseorang itu ditentukan oleh banyak faktor. Adakalanya perilaku seseorang dipengaruhi oleh kemampuannya, adapula karena kebutuhannya dan ada juga karena pengaharapan dan lingkungan.

Individu membawa kedalam tatanan organisasi kemampuan, kepercayaan pribadi, pengharapan kebutuhan, dan pengalaman masa lalunya. Ini semua karakterisitik yang dipunyai individu dan karakterisitik ini akan dibawa olehnya manakala memasuki lingkungan yang baru, yakni organisasi atau lainnya. (Miftah Thoha, 1999:29)

Dari pernyataan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa setiap pegawai memiliki karakteristik yang berbeda-beda ketika bekerja disebuah lembaga atau intansi. Mereka harus  menyesuaikan diri dengan lingkungan yang dimasuki agar tercipta interaksi atau hubungan baik, baik pegawai dengan  atasan maupun sesama pegawai.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa setiap individu itu memiliki keinginan dan kemampuan yang berbeda-beda. Dengan kemampuan yang dimiliki semua keingian dan kebutuhan dapat dipenuhi walaupun terkadang hasilnya tidak memuaskan. Lingkungan dan pengalaman juga menjadi hal yang penting dalam penentuan perilaku seseorang. Begitu juga halnya dengan perilaku pegawai dalam menjalankan tugasnya. Kemampuan yang dimiliki para pegawai berbeda-beda sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing. Selain itu pengalaman kerja dan lingkungan tempat kerja juga mempengaruhi kinerja serta hasil kerja.

b.      Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Perilaku Individu

Miftah Thoha (1999:41) menjelaskan “ada kalanya perilaku seseorang dipengaruhi oleh kemampuannya, adapula karena kebutuhannya dan ada juga karena pengaharapan dan lingkungan”.

Dari pernyataan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa kemampuan seorang pegawai dapat mempengaruhi perilakunya. Dengan kemampuan yang dimiliki pegawai dapat memenuhi kebutuhan dan memperoleh apa yang diinginkan berupa berupa penghargaan.

1)      Kemampuan, bakat seseorang untuk melakukan tugas fisik dan mental

2)      Keterampilan, bakat yang dipelajari seseorang untuk melakukan suatu tugas

3)      Lingkungan, segala sesuatu disekitar subjek manusia yang terkait dengan aktifitasnya

Dari uraian penulis dapat menyimpulkan bahwa perilaku seseorang pegawai dapat dipengaruhi oleh kemampuan yang dimiliki, karena setiap orang memiliki kebutuhan dan kemampuan yang berbeda untuk mencukupinya. Selain itu lingkungan juga mempengaruhi perilaku para pegawai, ini terjadi pada saat seorang pegawai berada dilingkungan kerja yang baru maka mereka memiliki keinginan dan kebutuhan lain yang harus dipenuhi. Misalnya keinginan untuk memperoleh penghargaan dari atasan. Dengan demikian pegawai tersebut berusaha dengan kemampuan yang dimilikinya memperoleh penghargaan dari atasan dengan cara memaksimalkan kualitas hasil kerja yang diberikan.

c.       Hampiran (pendekatan) Untuk Memehami Perilaku Individu

Ada beberapa hampiran yang dikembangkan oleh para ahli ilmu perilaku untuk memahami perilaku manusia yang berinteraksi dengan lingkungan. Hampiran (approach) pemahaman perilaku itu pada umumnya dapat dikelompokkan atas tiga hampiran (Miftah Thoha 1999:42), yakni: Hampiran Kognitif, Hampiran Penguatan, dan Hampiran Psikoanalitis.

1)      Hampiran Kognitif

Hampiran kognitif ini meliputi kegiatan-kegiatan mental yang sadar seperti misalnya berpikir, mengetahui, memahami, dan kegiatan kegiatan konsepsi mental misalnya, sikap, kepercayaan, dan pengharapan yang kesemuanya yang merupakan faktor yang menentukan di dalam perilaku. Fungsi kognitif diantaranya: a. Memberikan pengertian pada kognitif baru, b. Menghasilkan emosi, c. Membentuk sikap, d. Memberikan motivasi terhadap konsekuensi perilaku.

2)      Hampiran Penguatan

Teori penguatan ini tumbuh berkembang bermula dari usaha analisis eksperimen tentang perilaku yang dilakukan oleh psikologi kenamaan Ivan Pavlov dan Edward Thorndike.

Pavlov melakukan penyelidikan atas perilaku anjing percobaan yang dikenal dengan penyelidikan reflek berkondisi atau juga dinamakan konditioning klasik. Edward Thorndike melakukan penyelidikan atas beberapa binatang seperti kucing, burung, dan anjing untuk memahami proses belajar coba dan salah (trial dan error).

3)      Hampiran Psikoanalitis

Hampiran ini menunjukkan bahwa perilaku manusia ini dikuasai oleh personalitasnya atau kepribadiannya. Pelopor psikoanalitis ini ialah sigmund Freud. Dia menandaskan bahwa hampir semua kegiatan mental adalah tidak dapat diketahui dan tidak dapat didekati secara mudah bagi setiap individu, namun kegiatan tertentu dari mental ini dapat mempengaruhi perilaku manusia.

d.      Indikator Perilaku Individu

Indikator yang penulis gunakan dalam penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana perilaku individu para pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil adalah:

1)      Kemampuan, adalah kesanggupan, kecakapan, kekuatan kita berusaha dengan diri sendiri.

2)      Kedisiplinan, sikap ketaatan seseorang terhadap aturan atau ketentuan yang berlaku dalam suatu organisasi.

3.      KONSEP MOTIVASI

a.      Pengertian Motivasi

Menurut Moorhead dan Griffin (2013:86) dalam bukunya mengemukakan bahwa “Motivasi (motivation) adalah serangkaian kekuatan yang menyebabkan orang untuk terlibat dalam suatu perilaku, bukan beberapa perilaku lainnya”. Sedangkan menurut H. Malayu S.P Hasibuan (2001:140) mendefinisikan “Motivasi berasal dari kata latin movere yang berarti dorongan atau menggerakkan ”.

Bedasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan suatu rangsangan atau dorongan yang diberikan kepada seorang pegawai untuk melakukan suatu hal guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kemudian menurut George dan Leslie (1991:168) menyatakan “Motivasi menyangkut perilaku manusia dan merupakan sebuah unsur yang vital dalam manajemen”. Ia dapat didefinisikan sebagai membuat seseorang menyelesaikan pekerjaan dengan semangat, karena orang itu ingin melakukannya. Motivasi diri keinginan yang keras untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tidak peduli kesulitan-kesulitan apapun yang harus diatasi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk melakukan sesuatu dan menghasilkan sesuatu perlu adanya keinginan yang berfungsi sebagai pendorong untuk melakukannya. Keinginan itu dapat muncul melalui diri sendiri atau berupa permintaan dari orang lain.

Setiap orang memiliki kebutuhan yang harus dipenuhi, oleh karena itu orang bekerja sama agar dapat memenuhi kebutuhannya sendiri. Hal ini sesuai dengan pernyataan George dan Leslie (1991:171)  yang menyatakan bahwa “Perorangan berusaha untuk memuaskan sekurang-kurangnya sebagian dari kebutuhan mereka dengan bekerja sama dengan yang lain dalam sebuah kelompok.”

Menurut H. Malayu S.P Hasibuan (2001:149) “ada dua jenis motivasi yaitu motivasi positif dan motivasi negatif”.

1)      Motivasi Positif (insentif positif), manajer memotivasi bawahan dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja.

2)      Motivasi Negatif (insentif negatif), manajer memotivasi bawahannya dengan memberikan hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasi rendah). Dengan motivasi negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena takut di hukum, tetapi dalam jangka panjang dapat berakibat kurang baik.

Dalam praktek kedua jenis motivasi ini sering digunakan oleh manajer suatu perusahaan. Penggunaannya harus tepat dan seimbang, supaya dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Yang menjadi masalah ialah “kapan motivasi positif dan motivasi negatif” itu efektif merangsang gairah kerja karyawan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi positif lebih kepada pemberian penghargaan atau imbalan kepada pegawai yang berprestasi dalam menjalankan tugasnya, sedangkan motivasi negatif lebih kepada pemberian hukuman atau punisment. Keduanya jenis motivasi ini lebih baik berjalan secara seimbang, hal ini lebih diutamakan kepada atasan atau pimpinan yang memberikan motivasi kepada pegawainya.

a)      Teori-teori Motivasi

a.      Teori X dan Teori Y

Douglas McGregor mengemukakan dua pandangan yang jealas berbeda mengenai manusia. Pada dasarnya satu negatif yang ditandai sebagai Teori X, dan yang lain positif yang ditandai dengan Teori Y. Setelah memandang cara para manajer menangani karyawan, McGregor menyimpulkan bahwa pandangan seorang manajer mengenai kodrat manusia didasarkan pada suatu pengelompokkan pengandaian-pengandaian tertentu dan bahwa manajer cenderung mencetak perilakunya terhadap bawahannya menurut pengandaian-pengandaian ini.

Menurut Teori X, empat pengandaian yang dipegang para manajer adalah sebagai berikut:

1)      Karyawan secara inheren (tertanam dalam dirinya) tidak menyukai kerja dan bilamana dimungkinkan akan mencoba menghindarinya

2)      Karena karyawan tidak menyukai kerja, mereka harus dipaksa, diawasi, atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan

3)      Karyawan akan menghindari tanggung jawab dan mencari pengarahan formal bilamana dimungkinkan

4)      Kebanyakan karyawan menaruh keamanan di atas semua faktor lain yang dikaitkan dengan kerja dan akan menunjukkan sedikit saja ambisi

Kontras dengan pandangan negatif ini mengenai kodrat manusia, McGregor mendaftar empat pengandaian positif, yang disebutnya Teori Y:

1)      Karyawan dapat memandang kerja sama wajarnya seperti istirahat atau bermain

2)      Orang-orang akan menjalankan pengarahan diri dan pengawasan diri jika mereka komit pada sasaran

3)      Rata-rata orang dapat belajar untuk menerima, bahkan mengusahakan tanggung jawab

4)      Kemampuan untuk mengambil keputusan inovatif (pembaruan) tersebar meluas dalam populasi dan tidak hanya milik dari mereka yang berada dalam posisi manajemen

b.      Teori Hierarki Kebutuhan

Menurut Maslow yang dikutip dari H. Malayu S.P Hasibuan (2001:152), dasar teori hierarki kebutuhan:

Pertama,  manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan. Ia selalu menginginkan lebih banyak. Keinginan ini terus-menerus dan hanya akan berhenti bila akhir hayat tiba.

Kedua, suau kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi alat motivator bagi pelakunya, hanya kebutuhan yang belum terpenuhi yang akan menjadi motivator.

Ketiga, kebutuhan manusia tersusun dalam jenjang/hierarki, yakni:

1)      Physiological Needs

Physiological Needs yaitu kebutuhan untuk mempertahankan hidup. Yang termasuk kedalam kebutuhan ini adalah kebutuhan makan, minum, perumahan, udara, dan sebagainya.

2)      Safety and security needs

Safety and security needs adalah kebutuhan akan kebebasan dari ancaman yakni merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam melaksanakan pekerjaan.

3)      Affiliation or Accetance Needs

Affiliation or Accetance Needs adalah kebutuhan sosial, teman, afiliasi, interaksi, dicintai dan mencintai, serta diterima dalam pergaulan kelompok pekerja dan masyarakat lingkungannya.

4)      Esteem or Status Needs

Esteem or Status Needs adalah kebutuhan akan penghargaan diri dan pengakuan serta penghargaan praktis dari karyawan dan masyarakat lingkungannya.

5)      Self Aktulization

Self Aktulization adalah kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kemampuan, keterampilan, dan potensi optimal untuk mencapai prestasi kerja yang sangat memuaskan/luar biasa.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan seseorang akan motivasi tersusun dalam bentuk jenjang atau hierarki yang artinya jika sebuah kebutuhan telah terpenuhi maka muncul kebutuhan lainnya yang lebih tinggi dan muncul pula keinginan untuk memenuhinya.

c.       Teori Pengukuhan

Menurut H. Malayu S.P Hasibuan (2001:165), teori pengukuhan terdiri dari dua jenis:

1)      Pengukuhan positif yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi apabila pengukuhan positif diterapkannya secara bersyarat

2)      Pengukuhan negatif yakni bertambah frekuensi perilaku, terjadi apabila pengukuh negatif dihilangkan secara bersyarat

Jadi, prinsipnya pengukuhan selalu berhubungan dengan bertambahnya frekuensi dari tanggapan, apabila diikuti oleh stimulus yang bersyarat. Demikian juga prinsip hukuman selalu berhubungan dengan berkurangnya frekuensi tanggapan, apabila tanggapan diikuti oleh rangsangan yang bersyarat.

Hukuman ada dua jenis:

1)      Hukuman dengan kehilangan, terjadi apabila suatu pengukuhan positif dihilangkan secara bersyarat (misalnya kelambatan seseorang menyebabkan kehilangan sejumlah uang dari upahnya)

2)      Hukuman dengan penerapan, terjadi apabila suatu pengukuhan negatif diterapkan secara bersyarat (misalnya ditegur oleh atasan, karena  menjalankan tugas dengan jelek)

b.      Faktor-faktor Motivasi kerja

Menurut Faustino Cordosa Games (1997:181), faktor-faktor Yang mempengaruhi motivasi kerja dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu:

1)      Faktor-faktor organisasional meliputi:

a)      Pembayaran atau gaji (pay)

b)      Keamanan pekerjaan (job security)

c)      Sesama pekerja (co-workers)

d)     Pengawasan (supervision)

e)      Pujian (praise)

f)       Pekerjaan itu sendiri (job it self)

2)      Faktor-faktor Individual meliputi:

a)      Kebutuhan-kebutuhan (needs)

b)      Tujuan-tujuan (goals)

c)      Sikap (atitude)

d)     Kemampuan (sbilities)

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi kerja dapat menjadi dua, yaitu: faktor internal yang berasal dari individu yang bersangkutan, sedangkan faktor eksternal yang berasal dari organisasi.

c.       Pengukuran Motivasi Kerja

George dan Leslie (1991:169), berpendapat bahwa pendekatan-pendekatan dasar terhadap motivasi berbeda-beda di kalangan para manajer. Tiga buah pendekatan-pendekatan umum dipilih disini utuuk pembahasan adalah: lingkungan, produktivitas, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan.

1)      Environment Approach (pendekatan lingkungan)

Asumsinya adalah bahwa pegawai yang khas akan melaksanakan paling baik jika diberikan lingkungan yang menyenangkan. Karena itu, untuk memotivasikan, pertimbangan-pertimbangan pribadi dan ramah diperluas sampai kepada pegawai-pegawai, sengketa-sengketa dikurangi, dan kondisi pekerjaan yang menyenangkanpun diadakan

2)      Productivity Approach (pendekatan produktivitas)

Memberikan penekanan pada ganjaran-ganjaran yang berdasarkan produktivitas.  Penugasan kerja dilakukan secara terperinci dan tingkat upah atau gaji dinyatakan dengan jelas

3)      Satisfaction Approach (pendekatan kepuasan)

Dilakukan usaha untuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan manusia dan memuaskannya melalui situasi pekerjaan. Orang selalu mempunyai kebutuhan segera sesudah sebuah keinginan dipuaskan, maka yang lainnya muncul menggantikan

Claude S. George dalam Drs. H. S.P Hasibuan (2001:162) menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan yang berhubungan  dengan tempat dan suasana di lingkungan ia bekerja, yaitu:

1)      Upah yang adil dan layak

2)      Kesempatan untuk maju/promosi

3)      Pengakuan sebagai individu

4)      Keamanan kerja

5)      Tempat kerja yang baik

6)      Penerimaan oleh kelompok

7)      Perlakuan yang wajar

8)      Pengakuan atas prestasi

Dari pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa setiap pegawai memiliki keinginan yang ingin dicapai, jika keinginan itu sudah terpenuhi maka muncul keinginan lain yang ingin dimiliki. Untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut didukung oleh lingkungan yang baik serta produktivitas kerja yang baik juga. Selain itu dorongan dari diri sendiri atau orang lain juga menjadi salah satu hal yang penting dalam hal pemenuhan kebutuhan.

d.      Indikator Motivasi

Indikator yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengukur sejauh mana motivasi para pegawai. Dari uraian-uraian sebelumnya penulis merumuskan indikator motivasi sebagai berikut:

1)      Penghargaan, yaitu berupa imbalan atau hukuman yang diberikan kepada pegawai yang dilakukan melalui pengawasan dan hasil kerja

2)      Fasilitas, yaitu peralatan atau sarana yang digunakan untuk mempermudah pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diberikan

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

           A.    METODE PENELITIAN

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian kualitatif. Menurut Rober Bogdan dan Steven (1993: 30) metodologi kualitatif menunjuk kepada perosedur-prosedur riset yang menghasilkan data kualitatif: ungkapan atau catatan orang itu sendiri atau tingkah laku mereka yang terobservasi. Pendekatan ini mengarah kepada keadaan-keadaan dan individu-individu secara holistik (utuh). Jadi pokok kajian baik sebuah organisasi atau individu tidak akan diredusir (disederhanakan) kepada variabel yang telah ditata atau sebuah hipotesa yang direncanakan sebelumnya. Tetapi akan dilihat dari sebagai bagian dari sesuatu yang utuh.

B.     JENIS PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah penelitian deskriptif dengan jenis kualitatif. Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang digunakan untuk mendeskripsikan dan menjawab persoalan-persoalan suatu fenomena atau peristiwa yang terjadi saat ini, baik tentang fenomena dalam variabel tunggal maupun korelasi maupun perbandingan berbagai variabel (Zainal Arifin, 2012:54). Ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan yaitu menggambarkan, memaparkan, dan menerangkan cara kerja yang Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Surakarta dalam melayani masyarakat terutama dalam pembuatan akta kelahiran.

C.    LOKASI PENELITIAN

Penelitian yang dilakukan ini mengambil lokasi di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Surakarta, dengan pertimbangan sebagai berikut:

1.      Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta terutama di Bidang Pencatatan Sipil ditemukan adanya masyarakat yang kurang puas dengan pelayanan administrasi Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

2.      Motivasi dan perilaku individu merupakan bidang yang sesuai sebagai upaya peningkatan kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

3.      Pertimbangan dari sudut geografis dan praktis, yaitu waktu, biaya, dan tenaga yang dapat digunakan secara efektif dan efisien.

            D.    SUMBER DATA

Menurut Lofland (1984:47) dalam Maleong (2000:112) sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain.

1.      Data utama diperoleh langsung dari narasumber dan responden yang memiliki keterkaitan dengan penelitian melalui wawancara dan observasi langsung. Adapun tokoh-tokoh kunci (key persons) yang menjadi narasumber dan responden dalam penelitian ini adalah :

a.       Bapak Yohanes Pramono, SH, M.Si selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil Surakarta. Beliau dipilih sebagai narasumber karena menjabat sebagai Kepala Bidang Pencatatan Sipil dan beliau cukup dihormati oleh pegawai lainnya.

b.      Bapak Eko Purnomo, SH selaku Kasi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan pengakuan Anak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Beliau dipilih menjadi narasumber karena masyarakat langsung terlibat dalam hal pengurusan akta kelahiran dan juga yang bersangkutan dipandang memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih mengenai pembuatan akta kelahiran.

c.       Bapak Sulasto selaku Staf Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan pengakuan Anak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Beliau dipilih menjadi narasumber karena yang bersangkutan merupakan merupakan soseorang staf yang memiliki cara pandang dan kemampuan dalam menjalankan tugasnya.

d.      Ibu Esti Pertiwi, SE selaku Kasi Perkawinan. Pemilihan narasumber ini karena yang bersangkutan adalah seorang yang mengurus perkawinan dan memiliki kemampuan di bidangnya sendiri, selain itu beliau juga seorang ibu yang memiliki keluarga.

e.       Mas Hadi Saputro selaku masyarakat. Dipilih menjadi narasumber karena beliau melakukan administrasi dalam hal melegalisir akta kelahiran dan memiliki cara pandang tersendiri terhadap kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

f.       Ibu Heni selaku Ibu Rumah Tangga. Dipilih menjadi narasumber karena beliau dirasakan memiliki cara pandang tersendiri terhadap mekanisme pembuatan akta kelahiran dan beliau juga dapat memberikan penilaian terhadap pelayanan dan kinerja pegawai terutama di Bidang Pencatatan Sipil.

g.      Ibu Diah warga Sekip, Kadipiro selaku Ibu Rumh Tangga. Beliau dipilih menjadi narasumber karena beliau terlibat langsung dalam pembuatan akta kelahiran serta dapat merasakan bagaimana kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama dalam pembuatan akta kelahiran

2.      Data tambahan, yaitu keterangan-keterangan lain yang bersumber dari dokumen dan arsip resmi sebagai informasi pendukung bagi pembahasan hasil penelitian tentang Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Surakarta.

            E.     TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.      Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Maleong, 2000:135). Wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah pendekatan menggunakan petunjuk umum wawancara. Jenis wawancara ini mengharuskan pewawancara membuat kerangka dan garis besar pokok-pokok yang ditanyakan dalam proses wawancara. Penyusunan pokok-pokok itu dilakukan sebelum wawancara dilakukan (Maleong, 2000:136).

Gambar 3.1

Alur Dalam Wawancara

                                                                                                                   

             2.      Observasi

     Sutrisno Hadi (1986) dalam Sugiyono (2009:145) mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua diantaranya yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan. Jenis pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam, dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.

3.      Dokumentasi

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari sesorang (Sugiyono, 2009:240).  Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang bebentuk karya seni dapat berupa gambar, patung, film, dan lain-lain.

         F.     VALIDITAS DATA

            Trianggulasi diartikan sebagai teknik yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik      pengumpulan data dan sumber data yang telah ada. Trianggulasi teknik, berarti peneliti    menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber  yang sama. Trianggulasi sumber berarti untuk mendapatkan data dari sumber yang berbeda-beda  dengan teknik yang sama (Sugiyono, 2009:241). Dalam penelitian ini peneliti memadukan antara  trianggulasi teknik dan trianggulasi sumber untuk memperoleh data yang valid. 

Gambar 3.2

Trianggulasi Teknik Pengumpulan Data (Bermacam-macam Cara Pada Sumber Yang Sama)

           

      G.    TEKNIS ANALISIS DATA

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama di lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Dalam hal ini Nasution (1988) dalam Sugiyono (2009:245) menyatakan “Analisis data sejak merumuskan dan menjelaskan masalah, sebelum terjun kelapangan, dan berlangsung terus sampai penulisan hasil penelitian”. Dalam kenyataannya, analisis data kualitatif berlangsung selama proses pengumpulan data dari pada selesai pengumpulan data.

Analisis terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan yaitu: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi (Mattehew B dan A Michael H, 1992:16). 

                  1.      Reduksi Data

Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabsaan, dan tranformasi data “kasar” yang dihasilkan dari catatan-catatan tertulis lapangan. Sebagaimana yang diketahui reduksi data berlangsung terus menerus selama proyek yang berorientasi kualitatif berlangsung. Reduksi data atau proses transformasi ini berlanjut terus sesudah penelitian lapangan, sampai laporan akhir lengkap tersusun.

                  2.      Penyajian Data

Alur penting yang kedua dari kegiatan analisis adalah penyajian data. Dengan melihat penyajian-penyajian kita akan dapat memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan lebih jauh menganalisis ataukah mengambil tindakan berdasarkan atas pemahaman yang di dapat dari penyajian-penyajian tersebut. Penyajian yang paling sering digunakan pada kualitatif pada masa lalu adalah bentuk teks naratif. Penciptaan dan penggunaan penyajian tidaklah terpisah dari analisis.

                3.      Penarikan Kesimpulan

           Penarikan kesimpulan dalam hal ini dilakukan setelah tahap reduksi data dan penyajian          data selesai. Dari permulaan mengumpulkan data, seorang penganalisis kualitatif mulai mencari     arti benda-benda mencatat keteraturan, pola-pola, penjelasan, konfigurasi-konfigurasi yang  mungkin, alur sebab akibat, dan proposisi. Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung. Teknik analisis data kualitatif yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis siklus atau interaktif dimana peneliti harus bergerak di antara empat alur itu selama pengumpulan data selanjutnya bergerak di antara reduksi, penyajian, dan penarikan kesimpulan selama sisa penelitian.

Gambar 3.3

Komponen-komponen Analisis Data

                                   

               

             H.    DEFINISI KONSEPTUAL DAN DEFINISI OPERASIONAL

1.      Definisi Konseptual

a.       Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan.

b.      Motivasi adalah kekuatan yang mendorong seseorang karyawan yang menimbulkan dan mengarahkan perilaku.

c.       Perilaku individu adalah suatu fungsi dari interaksi antara individu dengan lingkungannya

2.      Definisi Operasional

a.       Definisi Operasional Kinerja dapat diukur dari :

1)      Hasil kerja

2)      Tanggung jawab

b.      Definisi Operasional Motivasi dapat diukur dari :

1)      Penghargaan

2)      Fasilitas

c.       Definisi Operasional Perilaku Individu dapat diukur dari :

1)      Kemampuan

2)      Kedisiplinan

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A.    GAMBARAN UMUM KOTA SURAKATA

Kota Surakarta yang dikenal dengan sebutan “Kota Solo” terletak di Propinsi Jawa Tengah. Kota ini mempunyai luas wilayah 44.04 km^2. terdiri atas 5 kecamatan, 51 kelurahan, 602 Rukun Warga (RW) dan 2.708 Rukun Tetangga (RT). Kota Surakarta terletak antara 110^o45’15” - 110^o45’35 Bujur Timur dan 7^o36’00” - 7^o56’00” Lintang Selatan. Wilayah ini merupakan dataran rendah dengan ketinggian ± 92 meter dari permukaan laut dan dilalui oleh sungai Pepe, Jenes dan Bengawan Solo. Kota Surakarta berbatasan dengan kabupaten lain yaitu:

Sebelah Utara           : Kabupaten Karanganyar dan Boyolali

Sebelah Barat            : Kabupaten Klaten, Karanganyar, dan Sukoharjo

Sebelah Timur           : Kabupaten Karanganyar

Sebelah Selatan         : Kabupaten Sukoharjo dan Karanganyar

Luas wilayah Kota Surakarta mencapai 44,0406 km². Secara administratif Kota Surakarta terbagi menjadi 51 Kelurahan dan 5 Kecamatan yaitu; Kecamatan Jebres, Kecamatan Laweyan, Kecamatan Pasar Kliwon, Kecamatan Banjarsari, dan Kecamatan Serengan. Kecamatan terluas adalah Kecamatan Banjarsari dengan luas 14,81 km² dan wilayah terkecil adalah Kecamatan Serengan dengan luas 3,19 km². Kepadatan penduduk tertinggi berada di daerah Kecamatan Serengan dan kepadatan penduduk terendah berada di Kecamatan Banjarsari.

B.     SEJARAH BERDIRINYA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

Awal mulanya Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Surakarta berbentuk kantor yang bernama Kantor Catatan Sipil Surakarta. Kantor Catatan Sipil ini hanya membidangi satu tugas saja, yaitu tugas di bidang pencatatan sipil sedangkan fungsi Kantor Catatan Sipil adalah sebagai berikut:

a.         Mengeluarkan produk yang berupa dokumen negara antara lain akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian, serta akta pengakuan dan pengesahan anak

b.         Pemeliharaan akta catatan sipil

c.         Pengukuhan kepada masyarakat tentang catatan sipil

d.        Penyediaan data atau informasi catatan sipil dalam rangka perumusan kebijaksanaan pembangunan

Sejalan dengan ditetapkannya asas desentralisasi, maka otonomi daerah di Surakarta diawali dengan ditetapkannya Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta yang terdiri dari 15 Dinas, 5 Badan, 4 Bagian, dan 8 Kantor. Dengan dikeluarkannya Perda tersebut maka nomenklatur Perda Kantor Catatan Sipil Surakarta berubah menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dengan dasar pelaksanaan tugas diatur dalam Keputusan Walikota Surakarta Nomor 26 Tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tidak hanya bertugas di bidang catatan sipil saja, namun juga melaksanakan kebijakan di bidang kependudukan.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berdiri pada tahun 2001, merupakan merger dari Dinas Kependudukan, Kantor Catatan Sipil, dan Kantor Transmigrasi. Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta resmi dibentuk berdasarkan Perda Kota Surakarta  Nomor 15 Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Dengan luas 100m, gedung yang sebagian besar arsitekturnya peninggalan Belanda tersebut di tata sedemikian rupa sehingga mampu menampung seluruh aktivitas pegawainya dalam melaksanakan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, maka terdapat 2 loket pelayanan, masing-masing untuk pendaftaran penduduk ( KK, KTP, KIA, KIT ) dan Akta Catatan Sipil (kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan, dan pengesahan anak). (Mega, 2010:52).

Saat itu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menempati sebuah gedung yang beralokasi di kawasan Stadion R. Maladi Solo. Tepatnya di Jl. Bhayangkara No. 3. Pada waktu itu berbatasan dengan : 

Sebelah Utara       : Kantor ORARI

Sebelah Barat       : Jl. Bhayangkara dan Kelurahan Penumping

Sebelah Selatan    : Kantor Pemasaran Solo The Spirit Of Java

Sebelah Timur      : Stadion Sriwedari dan Kantor Persis

Pencatatan sipil adalah institusi publik yang diselenggarakan negara untuk melayani masyarakat umum dan individu dengan jalan mengumpulkan, menyeleksi, mendokumentasikan, menyimpan, membetulkan, memperbarui, mengeluarkan sertifikat untuk hal-hal yang berkaitan dengan terjadinya peristiwa-peristiwa penting dan karaktaristik peristiwa itu sebagaimana kaitannya dengan status sipil individu dan sebagaimana peristiwa-peristiwa penting berpengaruh pada individu dan keluarganya  dengan jalan memberikan catatan resmi tentang keberadaan, identitas dan situasi pribadi dan keluarga.

Tujuannya adalah untuk menyimpan, menjaga dan mendapatkan informasi tentang peristiwa-peristiwa penting kapanpun dibutuhkan untuk keperluan hukum, administrasi, statistik dan tujuan- tujuan lainnya. Pencatatan sipil kadang-kadang memainkan peranan dalam penciptaan catatan status sipil tertentu, seperti upacara pernikahan, kumpulan data pencatatan sipil akan menghasilkan vital statistik.

Pencatatan sipil merupakan sumber utama untuk pengumpulan data untuk membuat sistem vital statitik yang andal, berkelanjutan, permanen dan berkualitas di suatu Negara. Informasi yang tersimpan dalam sistem pencatatan sipil merupakan dasar bagi sistem vital statistik. Sumber data lain yang memberikan vital statistik seperti sampel survey dan sensus penduduk dianggap sebagai teknis tak langsung atau suplementer yang dapat diadopsi berdasarkan ketentuan saat sistem pencatatan sipil yang komprehensif masih dalam taraf perkenalan atau sebagai alat bantu dalam menilai tingkat liputan sistem pencatatan yang ada sekarang.

Secara umum peranan lembaga masyarakat tercermin pada fungsi dari lembaga kemasyarakatan itu sendiri, yaitu :

a.    Memberikan pedoman pada anggota masyarakat, bagaimana mereka harus betingkah laku atau bersikap di dalam mengahadapi masalah-masalah dalam masyarakat terutama yang menyangkut kebutuhan-kebutuhan

b.    Menjaga keutuhan masyarakat

c.    Memberikan pegangan kepada masyarakat untuk mengadakan sistem pengendalian sosial. Artinya, sistem pengawasan masyarakat terhadap anggota-anggotanya (Soekanto, 2000)

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melaksanakan tugas dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Dinas Kependudukan dan Pecatatan Sipil menyelenggarakan fungsi:

a.    Penyelenggaraan kesekretariatan dinas

b.    Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan Pelaporan

c.    Pengelolaan data dan statistik

d.   Pengelolaan administrasi kependudukan

e.    Pencatatan dengan penerbitan akta-akta kependudukan dan pencatatan sipil

f.     Pengelolaan dan pelayanan dokumen

g.    Penyelenggaraan sosialisasi

h.    Pembinaan jabatan fungsional

C.    DASAR HUKUM DISPENDUKCAPIL KOTA SURAKARTA

Pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil didasarkan pada beberapa ketentuan perundang-undangan. Ketentuan peraturan perundangan yang mendasari pelayanan administrasi kependudukan adalah sebagai berikut :

a.         KUH Perdata (BW)

b.         UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan

c.         UU No. 23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

d.        UU No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan

e.  Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Administrasi Kependudukan

f.          Paraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah

g.     Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil

h.    Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan Secara Nasional

i.  Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2010 tentang Penyelanggaraan Administrasi Kependudukan

j.           Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 9 Tahun 2011 tentang Retribusi Daerah

k.      Peraturan Walikota Surakarta Nomor 11 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2010

D.    VISI DAN MISI DISPENDUKCAPIL KOTA SURAKARTA

a.    Visi :

Terwujudnya Tertib Administrasi Kependudukan dengan Pelayanan Prima menuju Penduduk Berkualitas.

b.    Misi :

1.    Mengembangkan kebijakan dan sistem serta menyelenggarakan pendaftaran Penduduk dan Pencatanan Sipil serta ke Transmigrasian untuk menghimpun data kependudukan serta menerbitkan identitas dan dokumen penduduk serta pelayanan Transmigrasi dalam rangka mewujudkan tertib administrasi kependudukan

2.    Mengembangkan dan memadukan kebijaksanaan dan sistem informasi serta menjalankan, sehingga mampu menyediakan data dan informasi kependudukan secara lengkap, akurat, dan memenuhi kepentingan publik dan pembangunan

3. Menyusun perencanaan Kependudukan sebagai dasar perencanaan dan perumusan pembangunan Nasional dan Daerah yang berorientasi pada peningkatan kesejahteraan penduduk

4.    Mengembangkan pranata hukum, kelembagaan serta peran masyarakat untuk pelaksanaan dan pendayagunaan manfaat administrasi kependudukan guna perlindungan sosial dan penegakan hak-hak penduduk.

E.     SUSUNAN ORGANISASI

Susunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terdiri dari:

a.         Kepala

b.         Sekretariat, membawahi:

1)        Subbagian Perencanaan, evaluasi, dan Pelaporan

2)        Subbagian Keuangan

3)        Subbagian Umum dan Kepegawaian

c.         Bidang Data dan Statistik, membawahi:

1)        Seksi Pengolahan Data dan Statistik

2)        Seksi Sistem Teknologi Informasi

d.        Bidang Pendaftaran Penduduk, membawahi:

1)        Seksi Identitas Penduduk

2)        Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk 

e.         Bidang Pencatatan Sipil, membawahi:

1)        Seksi Perkawinan dan Perceraian

2)        Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak

f.          Bidang Dokumentasi dan Informasi, membawahi:

1)        Seksi Pengelolaan Dokumentasi

2)        Seksi Penyuluhan Pelayanan

g.         Kelompok Jabatan Fungsional

Untuk lebih jelasnya mengenai susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berikut ini akan disajikan dalam bentuk struktur bagan organisasi : 

Gambar 4.1

Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Gambar 4.2

Bagan Organisasi Bidang Pencatatan Sipil

Tabel 4.1

Jabatan dan Golongan Pegawai Bidang Pencatatan Sipil

NO	NAMA	JABATAN	PANGKAT/GOLONGAN
1	Yohanes Pramono, SH, M. Si	Kepala Bidang Penc. Sipil	Pembina/IV A
2	Esti Pertiwi	Kasi Perkawinan	-
3	Eko Purnomo, SH	Kasi Kelahiran, Kematian, Pengesahan, dan Pengakuan Anak	Penata/III C
4	Retno. M, SH	Staf Pencatatan Sipil	-
5	Djuni Paryanto Didik	Staf Pencatatan Sipil	-
6	Fitri Haryanti	Staf Pencatatan Sipil	-
7	Hardiyanto Wibowo, Amd	Staf Pencatatan Sipil	Penata/II C
8	E. Sri Suharni	Staf Pencatatan Sipil	-
9	Sugiyono, S. Sos	Staf Pencatatan Sipil	-
10	Sulasto, S. Ip	Staf Pencatatan Sipil	Pembina/IV A

Sumber: Hasil Penelitian

 F.     URAIAN TUGAS JABATAN STRUKTURAL

a.       Kepala Dinas

Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan pemerintah dibidang kependudukan dan pencatatan sipil. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 3 BAB III

 b.      Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris. Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian sesuai kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala dinas. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (2) pasal 5 BAB III.

1)        Subbagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan dibidang perencanaan, evaluasi, dan pelaporan. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 6 BAB III.

2)        Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 Tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 7 BAB III.

3)        Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 Tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 8 BAB III.

c.         Bidang Data dan Statistik

Kepala bidang data statistik mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelohan data dan statistik dan sistem teknologi informasi. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 10 BAB III.

1)        Seksi Pengolahan Data Dan Statistik mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengolahan data dan statistik, meliputi: pengumpulan, verifikasi, pengolahan, penyajian data, dan statistik. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 11 BAB III

2)        Kepala Seksi Sistem Teknologi Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang sistem informasi, meliputi: pengolalaan, pemeliharaan, perencanaan, dan pengembangan sistem teknologi informasi. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 12 BAB III.

d.        Bidang Pendaftaran Penduduk

Kepala bidang pendaftaran penduduk mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang identitas penduduk, perpindahan, dan pendataan penduduk. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 14 BAB III.

1)        Kepala Seksi Identitas Penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang identitas penduduk, meliputi: pendaftaran penduduk dan penerbitan identitas penduduk. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 15 BAB III

2)        Kepala Seksi Perpindahan Dan Pendataan Penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perpindahan dan pendataan penduduk, meliputi: pengelolaan data perpindahan dan penduduk rentan serta pelayanan perpindahan dan pendataan penduduk dan penduduk rentan. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 16 BAB III.

e.         Bidang Pencatatan Sipil

Kepala bidang Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perkawinan, perceraian, kelahiran, kematian, pengakuan anak, dan pengesahan anak. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 18 BAB III.

1)        Seksi Kepala Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinan dan pelaksanaan di bidang perkawinan, perceraian, perubahan, dan pembatalan akta. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 19 BAB III

2)        Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, Dan Pengesahan Anak mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, dan pelaksanaan di bidang kelahiran, kematian, pengakuan anak, dan pengesahan anak, meliputi: palayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian, pengakuan anak, pengesahan anak, perubahan, dan pembatalan akta. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 20 BAB III.

f.          Bagaian Dokumentasi dan Informasi

Kepala bidang dokumentasi dan informasi mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis, pembinan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan dokumentasi, penyuluhan, dan pelayanan dokumen. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 22 BAB III.

1)        Kepala Seksi Pengelolaan Dokumentasi mempunyai tugas melakukan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan dokumentasi, meliputi: penyimpanan, pemeliharaan, dan pelayanan dokumen. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 23 BAB III

2)        Kepala Seksi Penyuluhan dan Pelayanan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penyuluhan dan pelayanan, meliputi: penyuluhan dan pelayanan informasi. Uraian tugas sebagaimana dimaksud tercantum pada Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012 tentang Pedoman Uraian Tugas Jabatan Struktural Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ayat (1) pasal 24 BAB III.

g.         Ketentuan mengenai jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

G.    PERSYARATAN DAN MEKANISME PELAYANAN AKTA KELAHIRAN

a.       Ketentuan Pencatatan Kelahiran

1)      Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi pelaksana di tempat terjadinya kelahiran selambat-lambatnya 60 (enam puluh) hari sejak kelahiran

2)      Pencatatan kelahiran yang melebihi jangka waktu 60 (enam puluh) hari sampai dengan 1 (satu) tahun sejak kelahiran harus mendapat persetujuan Kepala Dinas

3)      Penetapan Pengadilan Negeri bagi pencatatan pelaporan kelahiran lebih dari 1 (satu) sejak tanggal kelahiran

4)      Apabila kelahiran warga negara Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Indonesia, wajib dilaporkan oleh orang tuanya atau di kuasakan kepada dinas paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah kedatangannya kembali ke Indonesia dengan melampirkan :

a)      Foto Copy Sertifikat Kelahiran dari negara dimana kelahiran terjadi, paspor anak, pelaporan ke perwakilan RI

b)      Foto Copy Paspor, akta kelahiran, dan Akta Perkawinan orang tua

c)      Surat pengantar dari kelurahan

d)     Foto Copy KTP dan KK orang tua

e)      2 (dua) orang saksi

f)       Semua berkas foto copy dilegalisir dan menunjukkan dokumen yang asli pada saat mengajukan permohonan

b.      Persyaratan dan Mekanisme Pencatatan Akta Kelahiran

1)      Persyaratan Lahir Baru

a)      Mengisi formulir (F.2.01/F.2.02) pada petugas registrasi kelurahan

b)      Surat keterangan kelahiran dari lurah atau kepala desa dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap

c)      Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran

d)     Foto copy surat nikah atau akta perkawinan orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang, (khusus legalisir surat nikah/akta perkawinan yang diterbitkan di luar Surakarta dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi formulir pernyataan bermaterai cukup).

e)      Foto copy KTp dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya

f)       2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP  yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya

g)      Apabila akta perkawinan atau surat nikah orang tua belum tercatat sebagai WNI maka dilengkapi bukti pewarganegaraan orang tua yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang

h)      Foto copy dokumen imigrasi bagi pemohon WNA yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang

Catatan : anak harus sudah tercantum dalam KK SIAK

c.         Persyaratan Untuk Pencatatan Kelahiran Terlambat Pencatatan Kurang dari 1 (satu) Tahun

1)      Surat keterangan kelahiran asli/legalisir dari lurah atau kepala desa dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap atau yang bersangkutan berdomisili

2)      Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran dikecualikan bagi yang lahir sebelum tahun 2006 dapat melampirkan surat pernyataan persaksian kelahiran diketahui Lurah dan Camat

3)      Foto copy surat nikah/akta perkawinan orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang, (khusus legalisir surat nikah/akta perkwinan yang diterbitkan dari luar Surakarta dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi form pernyataan bermaterai cukup)

4)      Foto copy KTP dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir istansi yang berwewang

5)      Foto copy ijazah bagi anak yang tamat pendidikan sekolah

6)      2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya (setelah akta jadi)

7)      Pemohon persetujuan penerbitan akta kelahiran terlambat bermaterai cukup

8)      Surat kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan

9)      Surat kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan

Point 1, 3, 4, dan 6 disegeling di kantor Pos

d.      Mekanisme

a.         Pemohon berkewajiban :

1)      Mengisi dan menandatangani formulir diketahui Lurah dan Camat dimana orang tua bertempat tinggal

2)      Pencatatan kelahiran tidak dikenakan biaya retribusi

3)      Melampirkan persyaratan

4)      Pemohon kelahiran baru/terlambat dan dispensasi yang dikuasakan mengisi surat kuasa bermaterai cukup

5)      Pencatatan kelahiran melebihi jangka waktu tetentu/terlambat dilampiri dengan permohonan secara tertulis ditujukan kepada Walikota Cq Kepala Dinas bermaterai cukup dan selanjutnya akan diterbitkan

6)      Keputusan Walikota Surakarta tentang persetujuan pencatatan kelahiran terlambat

7)      Penetapan Pengadilan Negeri atas keterlambatan kelahiran

H.    HASIL PENELITIAN

Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai kinerja dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melayani pembuatan Akta Kelahiran. Untuk mengukur kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melayani pembuatan Akta Kelahiran digunakan indikator-indikator hasil kerja dan tanggung jawab

1.      Hasil Kerja Pegawai Dispendukcapil

Untuk mengetahui baik tidaknya kinerja suatu pegawai dapat dilihat dari hasil kerjanya. Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh Bapak Yohanes Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“Kita kan sudah ada yang namanya standar pelayanan minimal, semua pada tataran harus memenuhi standar pelayanan itu. Misalnya dari segi waktu tidak oleh melebihi waktu yang ditentukan dalam menyelesaikan tugas”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa kualitas hasil kerja yang diperoleh oleh pegawai berbanding lurus dengan kinerja, dimana jika kualitas hasil kerja pegawai tidak maksimal maka penilaian terhadap kinerjanya pun kurang baik, begitu juga sebaliknya jika kualitas hasil kerja pegawai maksimal maka kinerja yang dihasilkan akan baik. Begitu juga halnya dengan hasil kerja para pegawai dalam pembuatan akta kelahiran. Untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal perlu adanya standar pelayanan maksimal. Standar pelayanan maksimal menjadi acuan untuk mempertahankan hasil kerja yang baik.

Agar terciptanya kualitas hasil kerja baik, dalam menjalankan tugas harus sesuai dengan tupoksi dan tidak boleh menyimpang. Selain itu hasil kerja masing-masing bawahan juga menjadi pedoman untuk hasil kerja berikutnya. Secara teknis baik dari pusat ataupun daerah tugas-tugas itu sudah ada yang menetapkan. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diberikan oleh Bapak Yohanes Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“Tugas-tugas itukan sudah ada aturan yang menetapkan, secara teknis baik dari tingkat pusat sampai dengan daerah. Jadi kita tinggal menjalankannya sesuai dengan aturan yang berlaku. Setiap kepala seksi melaporkan hasil tugas masing-masing bawahannya kepada kepala bidang. Setiap lapor yang diterima kami jadikan sebagai bahan koreksi untuk hasil kerja berikutnya.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama di Bidang Pencatatan Sipil setiap tugas atau hasil kerja dilaporkan kepada kepala bidang, hal ini sebagai acuan untuk hasil kerja berikutnya, agar hasil kerja yang diperoleh optimal.

Disamping itu, pengawasan dari atasan perlu dilakukan. Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh Bapak Yohanes Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“...jelas yang saya lakukan sebagai kepala disini ya seperti pembinaan dan pengawasan kepada para pegawai. Perencanaan, pengorganisasian, sampai dengan mengontrol dan laporan hasil kerja.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa agar kualitas hasil kerja yang diperoleh baik, perlu adanya pengawasan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan. Pengawasan yang diberikan bisa berupa kontrol kerja secara langsung atau dari laporan hasil kerja yang diterima oleh pimpinan.

Dalam setiap pencapaian hasil selalu ada hambatan yang mempengaruhi. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Yohanes Pramono sebagai berikut :

“Kalau ada permasalah kami diskusi bersama...agar hasil kerja terealisir dengan baik, ya semua pada posisi sumber daya itu harus siap, tidak hanya sumber daya manusia tapi juga seperti  mesin peralatannya, bahan-bahannya. Kalau kita mau nyetak akta kan kalau gak ada blangkonya nya kan gak jadi.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas disimpulkan bahwa hal yang dilakukan oleh para pegawai dalam memecahkan masalah lebih kepada diskusi atau bertukar fikiran. Selain itu agar hasil kerja dapat terealisir dengan baik, tidak hanya berpedoman kepada hasil dari tugas yang diberikan melainkan dari sumber daya yang harus siap. Tidak hanya sumber daya manusia saja yang dibutuhkan tetapi peralatan-peralatan yang lengkap juga menjadi sumber daya pendukung agar memperoleh kualitas hasil kerja yang baik.

Hasil kerja yang baik juga ditunjang oleh keevektifan petugas dalam menggunakan waktu. Dimaksimalkan pergerakan antara pegawai yang satu dan pegawai yang lainnya tidak terlalu jauh. Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh Bapak Yohanes Pramono sebagai berikut:

“Itu sebisa mungkin pergerakan kerja antara pegawai yang satu dengan yang lain tidak terlalu jauh. Misalnya pendaftaran jangan terlalu jauh dengan administrasi bagian pengurusan akta kelahiran.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari pernyataan  dapat disimpulkan bahwa hasil kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sudah menunjukkan hasil yang maksimal, hal ini dibuktikan dengan adanya standar pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dalam membuat akta kelahiran, kemudian di tambah lagi dengan adanya pengawasan secara langsung yang diberikan oleh kepala bidang kepada para pegawai.

Dengan demikian dari uraian wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama di Bidang Pencatatan Sipil memiliki standar pelayanan minimal sebagai dasar untuk memperoleh hasil kerja yang optimal selain itu di dukung dengan adanya pengawasan hasil kerja oleh kepala bidang secara langsung. Selain itu, hal yang paling penting adalah adanya kerja sama yang dilakukan dalam antar pegawai dalam pembuatan akta kelahiran.

2.      Tanggung Jawab Pegawai Dispendukcapil

Selain kualitas hasil kerja, kehandalan atau tanggung jawab merupakan salah satu indikator yang mempengaruhi kinerja. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diberikan oleh Bapak Eko selaku Kepala Seksi Bidang Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan pengesahan anak sebagai berikut :

“Konsistensi itu masing-masing sesuai dengan tugas dan pekerjaan yang diberikan. Masing-masing pegawai itu kan ada yang bertugas dalam bidang kelahiran dan perkawinan. Mereka boleh ikut campur ketugas yang lain kecuali karena ada data atau informasi yang dibutuhkan.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa sejauh ini tanggung jawab yang dilakukan oleh pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terkait dengan pembuatan akta kelahiran sudah konsisten. Dimana setiap tugas dibagi berdasarkan jenisnya dan kemudian diberikan kepada seksi kelahiran atau seksi perkawinan untuk di proses. Campur tangan atau kerja sama terjadi jika ada salah satu dari seksi membutuhkan data atau informasi dari seksi lain mengenai akta kelahiran.

Tanggung jawab terhadap pemanfaatan waktu kerja pun agar tugas yang diberikan selesai tepat waktu harus diperhatikan, dengan memahami seluruh uraian tugas dan dan fungsi sesuai dengan  tanggung jawab dapat dilihat dari SOP (Standar Operasional Prosedur) Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diberikan oleh Bapak Eko sebagai berikut :

“Sebisa mungkin berkas-berkas yanng dibutuhkan itu selesai pada waktu yang ditetapkan, misalnya berkas tanggal 21 Maret kalau bisa sudah selesai tanggal 20 Maret, jadi tugas baru yang datang tidak menumpuk lagi. Dari program pelaksanaan kerjanya dan hasil kerjanya sendiri. Selain itu juga sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur) yang sudah ditetapkan.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa di dalam sebuah organisasi terutama di Bidang Pencatatan Sipil perlu adanya campur tangan, campur tangan yang dimaksud adalah misalnya dalam pengurusan akta pernikahan salah satu syarat yang dibutuhkan adalah akta kelahiran, dengan demikian dalam hal ini seksi kelahiran dan seksi perkawinan bekerja sama. Selain itu di bidang pencatatan sipil, dengan adanya standar operasional prosedur setiap pegawai menyelesaikan tugas tepat waktu agar tugas yang baru tidak menumpuk dan terbengkalai.

Pendekatan secara personal juga merupakan langkah yang sering diambil oleh para pegawai dalam menangani masalah yang timbul antara sesama pegawai. Oleh karena itu perlu adanya penciptaan hubungan kerja sama dengan pegawai lain. Dan juga membantu sesama pegawai dalam hal pelaksanaan tugas. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Yohanes Pramono Selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“...paling utama yang terpenting adalah kenyamanan. Bagi saya kalau kerja itu gak usah yang terlalu serius, saling menghargai antar sesama pegawai juga itu perlu. Disini komunikasinya harus tinggi. Memang dituntut harus tinggi antar sesama pegawai. Contoh kecil kerja sama yang dilakukan kayak gini mbak, karena saya bagian kepala bidang maka saya harus membubuhkan tanda tangan dokumen akta kelahiran.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi antar pegawai sangat dibutuhkan, selain untuk menciptakan kondisi kerja yang baik yaitu dengan menimbulkan kenyamanan agar para pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tidak jenuh dalam bekerja, komunikasi juga diperlukan dalam penyelesaian tugas-tugas yang diberikan.

Pengaruh tanggung jawab terhadap kinerja juga berbanding lurus. Pimpinan pun tidak harus memberikan tekanan kepada bawahan untuk meningkatkan rasa tanggung jawab. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diberikan oleh Bapak Yohanes Pramono Selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“Pegawai yang memiliki rasa tanggung jawab, pasti akan menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Tidak perlu dipaksa dan takut kepada pimpinan, itu sudah kesadaran dari pegawai masing-masing untuk menyelesaikan tugasnya.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Terkait dengan pelayanan pembuatan akta kelahiran, Pegawai. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga menganggapi keluhan dari masyarakat. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Yohanes Parmono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“kita menampung semua keluhan dari masyarakat, dan kita berusaha langsung menindak lanjuti keluhan yang disampaikan. Kita menganggap keluhan-keluhan ini sebagai koreksi untuk menjadi yang lebih baik lagi mbak.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa, untuk meningkatkan kinerja pegawai Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil yang baik dapat dilihat dari beberapa aspek seperti kualitas hasil kerja yang diperoleh, rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan, dan kerja sama yang baik dengan pegawai yang lain. Selain itu respon dari masyarakat harus ditanggapi karena semua respon atau komplen bisa menjadi tolak ukur atau acuan untuk memperoleh kinerja yang lebih baik. Disamping itu komunikasi yang dilakukan baik komunikasi secara vertikal maupun secara horizontal juga sangat mempengaruhi. Tidak hanya keluhan dari masyarakat saja tetapi keluhan dari pegawai kepada atasan juga harus diterima.

Tetapi beda halnya dengan tanggapan masyarakat terhadap kinerja pegawai. Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh ibu Diah warga Sekip, Kadipiro sebagai berikut :

“Gimana ya mbak, maunya kita kalau ada surat yang kurang harus kasih tahu semuanya, jangan satu-satu besok kesini ada aja yang kurang, kita kan jadi capek mbak. Untuk berkas itu kalau bisa apa yang kurang langsung di kasih tahu. Jadi kalau nesok-besoknya datang lagi sudah langsung ngurus. Jadi jangan hari ini kurang ini besok kesini kurang yang lain lagi. Terkadang orang itu kan punya kepentingan lain kerja keluar kota, izinkan juga terbatas. Dia kesini dari pagi sampai siang suruh pulang lagi. Kalau bisa pegawainya lebih teliti lagi biar kita sama-sama mudah.

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas disimpulkan bahwa masyarakat merasa prosedur yang diberikan terlalu berbelit-belit dikarenakan para pegawai bagian administrasi tidak langsung sekaligus memberikan mengenai dokumen-dokumen yang kurang, sehingga masyarakat merasa kesulitan harus pulang pergi untuk melengkapi dokumen tersebut.

Tetapi dari sudut pandang pegawai dispendukcapil masyarakatlah yang kurang memahami prosedur yang telah disediakan. Hal ini sesuai dengan penuturan yang disampaikan oleh Bapak Yohanes Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“kami sebagai petugas pelayanan sudah memberikan prosedur kepada masyarakat dengan membuat brosur-brosur mengenai pelayanan pencatatan sipil. Itu mulai dari syarat pembuatan akta kelahiran sampai dengan kematian sudah ada disana mbak.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas disimpulkan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah menerbitkan tata cara penyelenggaraan akta kelahiran dan prosedur-prosedur yang harus dilengkapi masyarakat, tinggal bagaimana tanggapan masyarakat terhadap hal yang telah dilakukan pegawai, padahal jika masyarakat memahami prosedur itu dengan baik akan berdampak positif pada proses pembuatan akta kelahiran dan tidak memakan waktu yang lama.

Dengan demikian dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tanggung jawab pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran cukup baik, ini di lihat dari pengumpulan berkas yang sesuai dengan waktu yang ditentukan. Di samping itu keluhan dari yang disampaikan oleh masyarakat langsung ditanggapi oleh pegawai di Bidang Pencatatan Sipil untuk ditindak lanjuti, kemudian untuk masyarakat diharapkan lebih memahami prosedur  dan tata cara dalam pembuatan akta kelahiran. Agar kedua belah pihak baik pegawai maupun masyarakat dipermudah dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing.

3.      Kedisiplinan Pegawai Dispendukcapil

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil memberikan pelayanan yang baik kepada setiap masyarakat terkait dengan pembuatan akta kelahiran, yang kemudian berdampak baik terhadap kinerjanya sendiri. Tetapi kesemuanya itu bergantung kepada perilaku individu dari setiap pegawai yang menjalankan tugasnya masing-masing. Dalam pembahasan ini indikator dari perilaku individu yang digunakan untuk meningkatkan kinerja adalah kedisipilanan dan kemampuan para pegawai.

Perilaku individu yang paling utama penentu keberhasilan adalah disiplin pegawai. Disiplin ini dapat dilihat dari pemanfaatan waktu kerja yang baik seperti pemanfaatan terhadap jam istirahat. Selain itu pelaksanaan tugas yang dibebankan juga harus selesai tepat pada waktunya, agar tugas-tugas yang menyusul tidak menumpuk dan tidak mengahambat untuk pengerjaan tugas lainnya.  Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Cara memanfaatkan waktu kerja ya dengan mengikuti jadwal yang telah ditetapkan sesuai aturan, jam 7. 15 kita sudah mulai pelayanan. Saya upayakan memaksimalkan waktu yang ada, jadi kalau gak selesai pas jam pulang ya diselesaikan besoknya lagi. Ada beberapa tugas tapi tugas saya kan mengoreksi akta segitu banyak kan gak bakal selesai kalau sehari belum bisa selesai itu. Kalau disini terutama bidang pencatatan sipil jarang ya  ada yang terlambat. Kita biasanyakan kalau pulang jam 3. 30, ya paling kalau temen-temen yang shlat ashar iu ja 3. 15 turun ke musholla. Kalau kita sudah tepat waktu, kan pekerjaannya gak keteteran, dan setelah itu ita juga bisa mengerjakan pekerjaan yang lain.

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Hal ini senada dengan pernyataan yang disampaikan oleh ibu Diah warga Sekip, Kadipiro sebagai berikut :

“Untuk yang sekarang ini sudah bagus, kalau dulu memang ada tapi sekarang gak. Malah kadang kurang 5 menit dari jam istirahat mereka sudah bekerja.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa kedisipilinan pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil terutama di Bidang Pencatatan Sipil cukup baik, hal ini dibutikan dengan memanfaatkan waktu istirahat dengan baik, bukti lainnya adalah adanya penilaian langsung dari masyarakat terhadap pemanfaatan waktu tersebut. Selain itu untuk waktu kepulangan juga sudah sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.

Untuk disiplin berpakaian pun demikian, sesuai dengan pernyataan yang diberikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut:

“kalau disiplin berpekaian pegawai disini bisa mbak lihat sendiri, semua pegawai tertib mengenakkan seragam sesuai dengan hari kerja, seperti hari rabu para pegawai memakai batik dan kalau hari jumat begini memakai baju bebas ber-kra tapi sopan.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah disiplin dan tertib dalam hal berpakaian sesuai dengan hari kerja. Misalnya setiap hari Rabu para pegawai menggunakan baju batik dengan atribut yang lengkap seperti blangkon bagi yang laki-laki.

Dengan demikian dari uraian  di atas dapat disimpulkan bahwa disiplin para pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melayani pembuatan akta kelahiran sudah baik. Hal ini dilihat dari pemanfaatan waktu istirahat dengan baik dan penyelesaian tugas yang diberikan diselesaikan tepat pada waktunya. Selain itu cara berpakaian sudah sesuai dengan hari kerja.

4.      Kemampuan Pegawai Dispendukcapil

Disamping disiplin, kemampuan pegawai juga menjadi faktor penentu untuk menciptakan kinerja yang baik, kemampuan ada dua yaitu kemampuan fisik dan kemampuan intelektual. Menurut penuturan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut:

“Kalau pelatihan kan teknis tapi kalau pendidikan termasuk non teknis. Pelatihankan tidak perlu dalam bentuk formal kan ya, kalau itu supaya mengetahui tugas pokok dan fungsi bidang pelayanan seperti apa. Cara penelaah suatu tugas itukan beda, cara menilainya itu dengan hasil kerja yang telah selesai.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa kemampuan dapat di ukur dari pendidikan dan pemberian pelatihan yang diikuti oleh para pegawai. Selain itu hubungan antara pendidikan dan kemampuan pegawai dalam menyelesaikan tugas juga sangat berpengaruh. Pelatihan yang diberikan kepada Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama dalam pembuatan akta kelahiran dapat berupa pelatihan nonformal.

Kemampuan intelektual diperlukan untuk menjalankan kegiatan mental. Sehubungan dengan Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, kemampuan intelektual para pegawai dinilai melalui kecakapan kerja sehari-hari. Selain itu selama satu minggu diadakan pelatihan untuk meningkatkan kinerja para pegawai terutama dalam hal pembuatan akta kelahiran.

Hal ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“...kalau yang PNS, kalau yang dibidang pencatatan sipil semuanya berkompeten. Kalau cara penilaiannya itu pegawainya dikasih tugas lalu diproses dan dilihat apakah dia cakap atau tidak. Tapi kalau memang gak bisa nantikan dikasih bimbingan tiga kali, tapi nantik kalau dikasih tiga kali tetap gak bisa baru kita tahu itu tidak kompeten. Kalau secara teknis ada untuk melakukan pelatihan kepada pegawai yang baru satu minggu. Dan yang lebih ditekankan adalah tupoksinya. Dalam hal pelayanan akta dan bagaimana prosedurnya, persyaratannya apa saja.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mengetahui kemampuannya dalam pembuatan akta kelahiran pegawai di Bidang Pencatatan Sipil diberikan tugas oleh kepala bidang. Melalui hasil tugas yang diberikan dapat dilihat dan diketahui sejauh mana kecakapan atau kemampuan para pegawai dalam melayani masyarakat terutama dalam pembuatan akta kelahiran.

Terkait dengan perilaku individu. Usia mempengaruhi kinerja. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Kalau menurut saya ada pengaruhnya, tapi gak banyak. Kalau produktifitas mungkin tapi kalau kinerja tidak. Karenakan kinerja pengaruhnya terhadap motivasi.”

(Wawancara, 11 Maret 2014)

Dari pernyataan  di atas dapat disimpulkan bahwa menunjukkan bahwa usia lebih mempengaruhi produktivitas dibandingkan dengan kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, karena kinerja pengaruhnya lebih kepada motivasi diri sendiri.

Menurutt pernyataan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Ada, ya seperti pengalaman, karena yang  lebih tua biasanya pengalaman. Lama bekerjakan kalau kita gak tahu bertanya kepada yang lebih tua.”

(Wawancara, 11 Maret 2014)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama di Bidang Pencatatan Sipil, pegawai yang lebih tua memiliki dampak positif terhadap kinerja pegawai lainnya yaitu berupa pemberian motivasi untuk memperoleh hasil kerja yang baik dan juga memberikan pengalaman-pengalaman kepada pegawai yang lebih muda.

Selain pengalaman yang diperoleh dari pegawai yang lebih senior. Sebagaian besar Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama dalam pembuatan akta kelahiran sudah kompeten dalam bidangnya masing-masing. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“kalau selama ini yang saya tahu ya, pegawai muda itu banyak juga yang kompeten. Artinyakan dari rekrutmennya udah diperhatikan. Trus kebutuhannya dan dari latar pendidikannya. Kalau menurut saya gini, nantik pada saat pegawai itu masuk, akan ada kebijakan sendiri dan para senior memberikan arahan dan membimbing, pelatihan secara formal juga ada. Selain bekerja kami juga memantau dan membimbing secara langsung.”

(Wawancara, 11 Maret 2014)

Dari pernyataan  dapat disimpulkan bahwa setiap pegawai yang ada Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah memiliki kemampuan sesuai dengan bidangnya masing-masing. Selain itu pada saat bekerja secara langsung atasan memantau para pegawainya dan memberikan bimbingan atau arahan.

Untuk pensiun para pegawai sudah ada yang mengatur. Menurut penuturan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Kalau disini aturannya kita jelas, pensiun itu juga terkait dengan undang-undang. Kalau PNS (Pegawai Negeri Sipil) kan aturannya jelas mbak. Sekarangkan undang-undang ASN (Aparatur Sipil Negara) itu yang tadinya itu pensiunan yang nonformal 56 tahun sekarang 58 tahun, itu otomatis kalau udah 58 tahun ya udah pensiun.”

(Wawancara, 11 Maret 2014)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai yang lebih tua kecil kemungkinan akan berhenti, karena mereka mendapat gaji yang lebih tinggi dan tunjangan pensiun. Tetapi hal semacam ini tidak terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta terutama dalam pembuatan akta kelahiran, karena memiliki aturan yang jelas terkait pensiun. Sebelum PNS (Pegawai Negeri Sipil) di rubah menjadi ASN (Aparatur Sipil Negara) jika telah mencapai umur 56 Tahun harus pensiun tetapi untuk saat sekarang ini pensiun berumur 58 Tahun. 

Selain usia kepuasan kerja para pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga memperngaruhi kinerja. Kepuasan kerja itu lebih berdampak kepada diri pegawai itu sendiri. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“ada, biasanya kalau orang tua itu, ini saya ya, sayakan sudah tua kalau bekerja kemudian hasil kerja saya bermanfaat itu memiliki kepuasan tersendiri. Itu memacu saya untuk berbuat yang lebih baik. Tetapi kalau respon terhadap masyarakat ada sih yang komplen, tapi selama saya bekerja disini begini. Masyarakat banyak yang tidak tahu persyaratan apa yang harus dipenuhi setelah sampai disini, karena berkasnya gak lengkap kan kita gak bisa kerja makanya harus dilengkapi, itu mereka merasa dipersulit atau berbelit-belit, padahal tidak. Contohnya kayak akta kelahiran. Itukan kalau ngurus akta kelahiran itu harus melampirkan surat nikah orang tua yang dilegalisir itukan mutlak. Kadang-kadang mereka belum legalisir.”

(Wawancara, 11 Maret 2014)

Dari wawancara  dapat disimpulkan bahwa kepuasan kerja pegawai muncul berdasarkan hasil kerja mereka sendiri. Karena kepuasan juga mempengaruhi kinerja, jika kepuasaan yang diperoleh tinggi, maka kinerjanya juga tinggi, karena kepuasan dapat menjadi patokan kualitas hadir kerja terutama dalam melayani masyarakat. Sedangkan kepuasan untuk masyarakat terkadang merasa dipersulit atau berbelit-belit. Tetapi hal ini terjadi karena masyarakat tidak mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan yang mengakibatkan masyarakat merasa tidak puas.

Terkait hubungan jenis kelamin terhadap kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, bahwa wanita dan pria memiliki kinerja yang sama. Hal ini susuai dengan pernyataan Bapak Eko Purnomo selaku Kasi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Disini tidak ada, karena semua pekerjaan bisa dikerjakan oleh laki-laki dan perempuan, tidak ada peredaan sama sekali.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Hal ini sesuai dengan pernyataan Bapak Eko Purnomo selaku Kasi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“sama mbk, karena kan kita ini tidak membedakan jenis kelamin. Disini kita sama-sama mencari solusi ketika ada masalah, nah dari situ dibutuhkan analisis dari setiap pegawai dan dari situ juga kita bisa menilai kemampuan para pegawai.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari beberapa hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa jenis kelamin tidak membedakan kinerja pegawai laki-laki dan pegawai perempuan baik dalam segi memecahkan masalah, keterampilan analisis, dan kemampuan kerja. Hal ini juga menjadi salah satu cara untuk mengetahui kemampuan para pegawai dengan melihat cara mereka menganalisis dan memecahkan suatu masalah.

 Salah satu  masalah yang membedakan antar jenis kelamin, khusunya saat karyawan memiliki anak-anak prasekolah, adalah pilihan atas jadwal kerja. Ibu-ibu yang bekerja lebih mungkin untuk memilih pekerjaan paruh waktu, jadwal kerja lentur (fleksibel), dan telekouting (mengerjakan pekerjaan kantor dirumah, agar bisa menampung tanggung jawab terhadap keluarga. (Stephen, 2003:48)

Hal ini susuai dengan penuturan Bapak Eko Purnomo selaku Kasi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“kalau diperbandingkan ya mungkin perempuan lebih banyak. Kebetulan kalau disinikan kita perempuan cuman berapa. Terutama terkadang ibu rumah tangga anaknya ada yang sakit, itukan masih manusiawi masih bisa kita atasi.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari wawancara  dapat disimpulkan bahwa pegawai wanita lebih banyak melakukan kemangkiran atau keluar masuk kantor. Karena jika ada anak yang sakit atau seseorang tinggal dirumah untuk menunggui tukang ledeng, maka wanita yang secara tradisional mengambil cuti dari kerja.

Selain jenis kelamin, perkawinan juga menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Hal ini sesuai dengan penuturan yang disampaikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“ada pengaruhnya, dari segi kinerja ya mbak ya, kalau masih bujang itukan masih bebas. Kadang-kadang kalau ada pekerjaan yang banyak dia lembur sampek sore pun gak apa-apa. Tapi kalau udah berkeluargakan membagi waktunya dengan keluarga. Tetapi bukan berarti belum waktunya pulang ya ndak gitu. Artinya gini, misalnya bujang gitu ya kalau pekerjaan banyak jam 4 jam 5 masih bisalah, tapi kalau berkeluargakan kalau jamnya pulang langsung pulang.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa perkawinan memaksakan peningkatan tanggung jawab yang dapat membuat suatu pekerjaan yang tetap menjadi lebih berharga dan penting. Sangat mungkin bahwa karyawan yang tekun dan puas lebih besar kemungkinan terdapat pada karyawan yang sudah menikah.

Disisi lain terhadap karyawan yang masih lajang, mereka malakukan lembur karena mereka tidak ada tanggungan dibandingkan dengan yang sudah menikah.

Selain itu untuk kepuasan kerja pegawai yang sudah menikah kinerja lebih tinggi karena mereka memiliki orang lain untuk mengatur hal-hal yang mereka sendiri tidak sempat untuk mengaturnya, jadi ketika mereka mengerjakan tugas tidak ada beban lain yang dipikirkan. Ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“...biasanya malah lebih bagus, maksudnya karena memiliki tanggung jawab. Seperti saya tidak lagi memikirkan nantik pulang kerumah makan apa.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari wawancara di atas tentang hubungan status perkawinan terhadap kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat disimpulkan bahwa pegawai yang sudah menikah memiliki kepuasan kerja yang rendah dibandingkan pegawai yang belum menikah karena mereka memiliki tanggung jawab yang lain di luar pekerjaan, tetapi sebaliknya dalam hal kinerja pegawai yang belum menikah memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan pegawai yang sudah menikah.

Menurut pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“...kalau saya kebetulan yang penting saya kerja saja, masalah nanti ada spekulasi senioritas saya tidak memperhatikan itu. Organisasi dipemerintahan itu sudah jelas, kita punya atasan kalau memang kita bingung ada yang ngatur, karena kita orang di atur. Nantik masalah punya jabatan atau tidak itu kan amanah, kalau kita dapat kepercayaan berarti kita harus kerjakan, baik, diterima, dan layak untuk mendapatkan jabatan. Disini yang saya bedakan bukan lamanya masa kerja tapi jabatan, yang formal gitu.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa salah satu dari perilaku individu yang mempengaruhi kinerja adalah masa kerja. Terkait dengan Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama dalam hal pembuatan akta kelahiran tidak menanamkan senioritas atau tergantung pada lamanya masa jabatan, tetapi lebih diutamakan kepada jabatan formal yang dimiliki.

Kemudian kaitannya dengan kinerja, masa kerja sangat mempengaruhi. Dimana pegawai yang akan pensiun kinerjanya menurun dan produktivitasnya juga menurun. Di setiap instansi hal ini sudah menjadi hal yang biasa.

Hal ini sesuai dengan pernyataan yang disampaikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“...ada yang begitu, orang yang mau pensiun trus males-malesan itu ada. Saya tidak menutupi itu, itu faktanya ada.”

(Wawancara, 12 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas dipeoleh kesimpulan bahwa perilaku individu terutama disiplin dan kemampuan pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah cukup baik. Ini dilihat dari pemanfaatan waktu kerja dan waktu istirahat dengan baik serta melaksanakan tugas yang diberikan selesai pada waktu yang ditentukan. Disiplin kerja berbanding lurus terhadap kinerja, begitu juga halnya dengan kemampuan pegawai jua berbanding lurus terhadap kinerja.

Dengan demikian dari uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa selain disiplin dan kemampuan kerja, hal lain yang mempengaruhi kinerja terkait dengan perilaku individu adalah usia, jenis kelamin, dan masa kerja. Dari hal tersebut dapat dibandingkan beberapa hal juga seperti kemangkiran yang terbesar terjadi pada lak-laki atau perempuan, usia yang mempengaruhi produktifitas kerja, serta masa kerja yang masa kerja yang mempengaruhi hasil kerja. Dengan demikian perilaku individu atau perilaku setiap pegawai mempengaruhi kinerja. Baiknya perilaku seorang pegawai maka kinerja yang diperoleh juga baik. Pencapaian kinerja suatu lembaga atau organisasi dapat dilihat dari sejauh mana lembaga atau organisasi tersebut dapat menjalankan tugas dan fungsi yang diberikan dengan sebaik-baiknya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Motivasi adalah kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi untuk tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu dalam memenuhi beberapa kebutuhan individual. Dalam pembahasan ini indikator dari motivasi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja adalah penghargaan dan fasilitas.

5.      Pengahargaan untuk Pegawai Dispendukcapil

Untuk mencapai kinerja yang baik tidak hanya terpaku kepada hasil kerja, tanggung jawab, dan kerja sama dengan pegawai yang lain. Dalam hal ini motivasi juga sangat diperlukan untuk mencapai kinerja yang baik. Motivasi pun bisa berpengaruh kepada hasil kerja dan tanggung jawab karena tidak ada dorongan yang memicu untuk melakukan pencapaian hasil yang maksimal. Begitu juga halnya dengan Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mereka semua membutuhkan motivasi untuk menghasilkan kinerja dan pelayanan yang baik

Sesuai dengan pernyataan Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan sipil sebagai berikut :

“Motivasi yang diberikan kepada para pegawai dengan memberikan wejangan untuk selalu memberikan pelayan yang terbaik kepada masyarakat, karena keberhasilan kinerja pegawai dapat dilihat dari respon masyarakat terhadap pelayanan yang diterima.”

                   (Wawancara, 6 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa, motivasi yang diberikan untuk para pegawai adalah dengan memberikan nasihat untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat. Karena keberhasilan kinerja salah satunya dilihat dari respon masyarakat mengenai pelayanan yang diberikan, terutama dalam pembuatan akta kelahiran. Selain memberikan nasihat atau wejangan, salah satu motivasi yang diberikan adalah dengan memberikan upah atau gaji kepada para pegawai.

Pengahargaan yang dapat diperoleh melalui hasil kerja dan kemampuan pegawai itu sendiri. Walaupun pengaruhnya tidak terlalu signifikan namun upah atau gaji yang tetap ditambah lagi dengan adanya tunjangan dapat mempengaruhi kinerja pegawai. Hal ini sesuai dengan penuturan yang disampaikan oleh Bapak Eko selaku Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan pengesahan Anak sebagai berikut :

“...ya pengaruhnya tidak terlalu signifikanlah mbak, selama ini belum, tapi yang ada gaji insentif dalam bentuk tunjangan kesejahteraan itu lo mbak. Pejabat yang berpangkat, jadi kalau jabatannya tinggi tunjangan pekerjaan tinggi. Dan kalau tidak masuk kerja nantik ada potongan tunjangan kerja.

                        (Wawancara, 21 Maret 2014)

Hal serupa juga diberikan oleh bapak Pramono selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“Pemberian upah atau gaji itu pasti ada seperti adanya tambahan gaji atau tunjangan, kemudian berupa gaji yang diterima oleh para pegawai setiap bulannya.”

(Wawancara, 6 Maret 2014)

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa salah satu perngahargaan yang diberikan kepada para pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah dengan memberikan gaji dan beberapa tunjangan tambahan. Pemberian upah atau gaji ini tidak sama antara yang satu dengan yang lain, pemberiannya berdasarkan pangkat dan golongan  masing-masing pegawai.

Beberapa Instansi terkait melakukan promosi jabatan sebagai motivasi untuk meningkatkan kinerja para pegawainya. Tetapi dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil beranggapan bahwa promosi jabatan itu adalah hal yang mutlak. Hal ini dituturkan oleh Bapak Pramono Selaku Kepala Bidang Pencatatan Sipil sebagai berikut :

“Untuk promosi jabatan atau kenaikan pangkat disini bersifat mutlak, karena itu sudah ada yang mengatur dan kita semua disini hanya menjalankan tugas sebaik mungkin, yang terpenting bagaimana agar masyarakat merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.”

(Wawancara, 6 Maret 2014)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil lebih mengutamakan pelayanan terhadap masyarakat. Karena jika masyarakat puas dengan pelayanan pembuatan akta yang diberikan, maka kinerja pegawaipun ikut baik.

Selain dari pemberian reward dan punisment. Motivasi yang paling baik adalah motivasi yang muncul dari dalam diri sendiri. Karena motivasi yang berasal dari diri sendiri dapat memberikan dorongan positif. Dengan demikian kinerja yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan. Selain berdampak kepada diri sendiri, hal ini juga berdampak kepada masyarakat yang menerima pelayanan dari para pagawai tersebut.

Ada spekulasi mengenai pembatasan pangkat terhadap dorongan kerja. Pembatasan pangkat ini lebih diutamakan kepada taraf pendidikan, karena taraf pendidikan dalam suatu organisasi terutama pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menjadi acuan sebagai penentu golongan. Misalnya saja seorang pegawai yang lulusan S1 dia memperoleh Golongan IIIC dalam organisasi. Hal ini sesuai dengan penuturan Bapak Eko Pramono selaku Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan dan Pengesahan Anak berikut ini :

“Kalau dari sisi karirnya mungkin dibatasi, tetapi kalau lainnya yang ada pembatasan pangkat  dari motivasi yang lain misalnya seseorang itu ingin memiliki pangkat yang lebih tinggi makanya dia sekolah. Kayak S1 kan dia masuk golongan IIIC, kalau dia termotivasi untuk memiliki pangkat yang tinggi dia bisa belajar lagi.”

(Wawancara, 21 Maret 2014

Dengan demikian, dari uraian  di atas disimpulkan bahwa pengahargaan yang diberikan kepada para pegawai juga mempengaruhi kinerja. Penghargaan yang diberikan dapat berasal dari atasan atau pimpinan dengan melihat hasil kerja dan dapat juga berasal dari diri pegawai itu sendiri. Selain itu penghargaan yang diterima oleh pegawaipun tidak terpaku kepada upah atau gaji yang diterima setiap bulan atau peberian tunjangan lainnya. Penghargaan yang diterima dapat berupa pujian dari kepala bidang atau atasan.

6.      Fasilitas untuk Pegawai Dispendukcapil

Fasilitas juga menjadi aspek untuk meningkatan motivasi. Karena fasilitas berhubungan dengan kenyamanan kerja dan hasil kerja. Hal ini sesuai dengan penuturan yang diberikan oleh Bapak Sulasto selaku Staf Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak sebagai berikut :

“Fasilitas yang belum terealisasi adalah ruangan yang cukup memadai, kalau komputernya sudah cukup membantulah dalam menyelesaikan pekerjaan, selain itu jika ingin memfoto copy berkas, sudah ada koperasi yang menyediakan, lokasi sangat dekat disamping gedung capil ini.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari uraian di atas dapat disimpulkan untuk mengoptimalkan operasional kerja, harus ada fasilitas atau sarana dan prasarana yang lengkap. Fasilitas yang dimiliki oleh Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama dalam melayani pembuatan akta kelahiran belum cukup, karena ruangan yang dimiliki beluk memadai dan masih kurang dalam segi kenyamanannya, itu salah satu fasilitas yang belum terealisasi sampai sekarang. Tetapi untuk fasilitas penduplikatan dokumen seperti komputer, mesin cetak, dan mesin foto copy sudah ada, dan lokasinya sendiri berada disamping gedung Dispendukcapil dan mudah terjangkau oleh masyarakat yang membutuhkan.

Sesuai dengan penuturan yang disampaikan oleh Bapak Eko Selaku Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak berikut ini :

“Fasilitas yang belum terealisasi saat ini ruangan yang cukup memadai, karena kita disini sementara menanti selesai dibangunnya gedung yang baru. Kalau susunan kursi dan mejanya bisa mbak lihat sangat berdekatan jadi untuk jalan aja susah kalau banyak tamu untuk kebisingan disini ya cukup tinggi mbak, karena ruang tunggu dan ruang kerja kita sendiri sangat berdekatan. Kalau untuk penerangannya cukup. Ya mbak tahu sendiri ruangannya ini kayak apa. Alhamdulillah kalau kualitas udara cukup baik mbak. Cuman ya masih ada debu-debu yang tertinggal di lantai, tapi untuk sirkulasi udara di dalam ruangan cukup baik.”

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa selain ruangan serta sarana dan prasarana lainnya, faktor lingkungan fisik juga mempengaruhi kinerja. Seperti frekuensi kebisingan, penerangan, dan kualitas udara. Di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, frekuensi kebisingan cukup tinggi, ini dikarenakan ruang tunggu dengan ruang pegawai saat bekerja sangat dekat, selain itu ditunjang dengan tatanan meja dan kursi yang sangat berdekatan antara meja petugas yang satu dengan petugas yang lain sehingga ketika berjalan di dalam ruangan mengalami kesulitan. Untuk penerangan yang ada di kantor sudah cukup karena ukuran ruangan yang sederhana. Kemudian jika dilihat dari mutu udara cukup baik. Ini dikarenakan ruangan pegawai Dispendukcapil teruama dalam pembuatan akta kelahiran terbuka dan jendela serta ventilasi cukup baik.

Disamping itu, pengadaan ruang privasi  juga diperlukan. Hal ini disampaikan oleh Bapak Eko Selaku Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak berikut ini :

“Perlu juga adanya ruangan privasi, tapi privasi bukan maksudnya membatasi sesuai jabatan itu tidak. Yang penting bagaimana supaya nyaman dan enak dalam bekerja.

(Wawancara, 21 Maret 2014)

Dari wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa untuk setiap kepala bidang perlu adanya ruang privasi, akan tetapi privasi disini bukan untuk membeda-bedakan jabatan. Pengadaan ruangan ini diperlukan untuk memperoleh kenyamanan dalam bekerja.

Dengan demikian dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa, Pegawai Dinas Kependudukan dan Pecatatan Sipil memiliki kinerja yang cukup baik terkait dengan kelengkapan fasilitas atau sarana dan prasana yang memadai. Tetapi disisi lain kenyamanan yang di ukur dari ruangan kerja yang kurang efektif dan efisien bagi para pegawai, karena ukuran ruangan yang sederhana menyebabkan pergerakan pegawai agak sedikit terhambat. Apalagi pada saat pengunjung yang sangat ramai untuk meminta pelayanan dalam pembuatan akta kelahiran, pergerakan di dalam ruangan sangat sempit dan menimbulkan ketidaknyamanan baik bagi pengunjung maupun bagi pegawai Pencatatan Sipil yang bertugas.

Gambar 4.2

TABEL MATRIK HASIL PENILAIAN

Analisis Kinerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Dalam Melayani Pembuatan Akta Kelahiran

No	Indikator	Uraian	Penilaian
1	Hasil kerja	Para pegawai sudah menyelesaikan tugas sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan pegawai Dispendukcapil terutama di bidang pencatatan sipil lebih kepada kerja dalam menyelesaikan tugas	Cukup baik
2	Tanggung jawab	pegawai dalam penyelesaian dokumen-dokumen yang dibutuhkan selesai pada waktu yang ditentukan didukung dengan adanya pengawasan langsung oleh kepala bidang dan kerja sama antar pegawai di Bidang Pencatatan Sipil	Cukup baik
3	Kedisiplinan	Para pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil disiplin dalam memanfaatkan waktu baik dalam pemanfaatan jam istirahat maupun jam kedatangan/kepulangan serta dalam hal berpakaian	Sudah baik
4	Kemampuan	Semua pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil dapat mengoperasikan komputer serta fasilitas lainnya seperti mesin pencetak dokumen dengan baik dan pekerjaan yang dilakoni sesuai dengan kemampuan yang dimiliki	Sudah baik
5	Penghargaan	Pemberian upah atau gaji serta tunjangan tambahan rutin diterima setiap bulan oleh pegawai dinas kependudukan dan pencatatan sipil teruma bidang pencatatan sipil karena mutlak dan sudah ada aturan yang mengaturnya	Sudah baik
6	Fasilitas	Sarana prasarana dinas kependudukan dan pencatatan sipil dalam pembuatan akta kelahiran berupa perlengkapan kerja seperti komputer, alat pencetak dan yang lainnya sudah lengkap, tetapi fasilitas ruangan terutama bidang pencatatan sipil masih terlalu kecil karena bidang ini mengarah kepada pelayanan masyarakat sehingga kenyamanan dalam berkerja terganggu	Cukup baik

Sumber: Rangkuman Hasil Penelitian

BAB V

PENUTUP

      A.    KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan mengenai analisis kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam pembuatan akta kelahiran di Kota Surakarta dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1.      Pelayanan Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Melayani Masyarakat dalam Pembuatan Akta Kelahiran

Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil cukup baik dalam menanggapi keluhan dari masyarakat dengan langsung memperbaiki kesalahan atau keluhan-keluhan tersebut. Selain itu penyelesaian hasil kerja sudah tepat waktu seperti penerbitan dokumen akta kelahiran karena di dalam bidang pencatatan sipil sudah diterapkan standar operasional prosedur dalam bekerja dan juga adanya pengawasan langsung dari atasan atau kepala bidang.

Prosedur dam persyaratan yang dibuat oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah jelas. Namun masih ada masyarakat yang belum tahu sehingga dokumen-dokumen yang diajukan ke bidang administrasi untuk membuat akta kelahiran masih ada yang kurang. Di samping itu diharapkan juga kepada para pegawai untuk memberikan sosialisasi dan memberikan pejelasan secara jelas dan akurat mengenai dokumen-dokumen yang akan dilengkapi agar dalam proses pembuatan akta kelahiran tidak memakan waktu yang lama. Fasilitas yang digunakan sudah sangat membantu dalam pembuatan akta kelahiran dan kemampuan setiap pegawai sudah sesuai dengan bidangnya masing-masing. Hal ini berdampak kepada pelayanan yang dilakukan kepada masyarakat cukup baik.

Selain itu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terutama di Bidang Pencatatan Sipil dari adanya pengawasan dari kepala bidang dan adanya laporan pertanggung jawaban terhadap tugas masing-masing. Selanjutnya laporan yang ada dikoreksi mengenai hambatan dan kekurangan  dan dijadikan petunjuk dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga mempertanggungjawab pelayanan kepada masyarakat jika terdapat kesalahan dan kekeliruan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan memperbaiki kesalahan tersebut.

2.      Indikator-Indikator Yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Dalam Melayani Pembuatan Akta Kelahiran

a.       Hasil kerja

Penyelesaian tugas oleh pegawai Dispendukcapil terutama dalam pembuatan akta kelahiran cukup baik, hal ini dilihat dari waktu penyelesaian sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Selain itu kepala bidang langsung memberikan pengawasan dan terhadap hasil kerja

b.      Tanggung Jawab

Tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan terutama dalam pembuatan akta kelahiran cukup baik, hal ini terlihat dari pengumpulan berkas atau dokumen akta kelahiran yang tepat waktu, selain itu keluhan yang disampaikan oleh masyarakat secara langsung segera ditindak lanjuti

c.       Kedisiplinan

Kedisiplinan pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam melayani pembuatan akta kelahiran sudah baik, hal ini dibuktikan dengan pemanafaatan jam istirahat dengan baik dan sebelum jam kerja dimulai para pegawai sudah berada diruangan kerjanya masing-masing

d.      Kemampuan

Semua pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah memiliki kemampuan sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing terutama dalam penggunaan fasilitas seperti mesin pencetak dokumen dan komputer

e.       Penghargaan

Pengahargaan yang diberikan kepada pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil tidak hanya berupa gaji yang diterima setiap bulan dan tunjangan tambahan. Penghargaan berupa nasehat oleh kepala bidang terhadap hasil kerja yang dilakukan

f.       Fasilitas

Fasilitas atau sarana prasarana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil cukup lengkap terutama untuk pembuatan akta kelahiran. Tetapi untuk fasilitas ruangan kerja perlu diperluas karena bidang ini mengarah kepada pelayanan masyarakat sehingga untuk faktor kenyamanan sedikit terganggu

Dari indikator-indikator di atas secara garis besar dapat disimpulkan bahwa kinerja pegawai dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam melayani pembuatan akta kelahiran termasuk kedalam kategori baik.

3.      Faktor Pendorong dan Faktor Penghambat Kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Faktor yang menjadi pendorong kinerja pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah dengan adanya pelatihan atau diklat yang diberikan untuk meningkatkan kemampuan pegawai. Selain itu beberapa faktor yang mendorong kinerja sebagai berikut:

1.      Tingkat kedisipilinan pegawai yang cukup baik

2.      Motivasi kerja pegawai yang tinggi

3.      Adanya pengawasan langsung dari kepala bidang atau atasan

4.      Sarana dan prasarana yang lengkap

5.      Kemampuan pegawai yang sudah sesuai dengan bidang kerjanya masing-masing

6.      Pemberian diklat atau pelatihan kepada para pegawai

Sedangkan faktor yang menjadi pengahambat kinerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah kurangnya pegawai dalam pelayanan administrasi sehingga proses yang dibutuhkan untuk membuat akta kelahiran menjadi lama serta kurangnya pemahaman masyarakat terhadap prosedur atau persyaratan yang diberikan oleh Dispendukcapil. Selain itu lingkungan kerja pegawai terutama di bidang pencatatan sipil yang kurang kondusif menyebabkan pergerakan antar pegawai dan pergerakan antar masyarakat terganggu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa kinerja Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam melayani pembuatan akta kelahiran termasuk dalam kategori baik walaupun tidak terlepas dari faktor pendorong dan faktor penghambat yang tujuan utamanya adalah memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat sehingga masyarakat tersebut merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh pegawai Dispendukcapil. 

       B.     SARAN

Dari hasil penelitian dan kesimpulan sebelumnya, penulis memberikan saran yang diharapkan dapat menjadi masukan bagi Pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta antara lain sebagai berikut:

1.      Untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

a.       Fasilitas ruangan terutama untuk ruang tunggu atau ruang pelayanan administrasi yang sempit perlu diperluas dengan cara memperlebar atau memperluas bentuk ruangan dan menambahkan kursi tunggu untuk masyarakat, kemudian sebaiknya penempatan kursi jangan diletakkan di sekitar tangga hal ini dilakukan untuk keamanan dan  mengurangi resiko jatuh terhadap anak-anak yang ikut bersama orang tuanya selain itu agar terciptanya rasa nyaman ketika mengantri dan menciptakan suasana kerja yang kondusif bagi para pegawai.

b.      Perlu adanya pembatasan ruangan atau ruangan privasi yang dapat membedakan ruangan kepala bidang dan ruangan pegawai lainnya dengan cara memberi sekat atau batas berupa tembok permanen, tetapi berhubung gedung Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil yang baru belum selesai untuk sementara pembatasan ruangan dapat dilakukan menggunakan triplek atau bahan semi permanen.

c.       Perlu adanya sosialisasi yang rutin kepada masyarakat akan pentingnya akta kelahiran dan penjelasan mengenai prosedur serta persyaratan pembuatan akta kelahiran. Hal dapat dilakukan dengan cara para pegawai dapat langsung terjun kelapangan menuju kedaerah-daerah yang jauh dari perkotaan dengan sasaran masyarakat yang pendidikannya masih minim atau dapat juga dilakukan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil memberikan surat edaran mengenai sosialisasi dalam hal pembuatan akta kelahiran kepada kelurahan-kelurahan agar masyarakat  tahu akan pentingnya akta kelahiran itu dan beranggapan bahwa pembuatan akta kelahiran itu tidak sulit dan tidak berbelit-belit.

d.      Karena semakin bertambahnya jumlah penduduk, maka masyarakat yang membutuhkan akta kelahiranpun semakin meningkat agar masyarakat tidak terlalu lama mengantri perlu adanya  penambahan pegawai dibagian administrasi agar proses administrasi berjalan dengan cepat dan waktu yang digunakan dapat menjadi efisien.

2.      Untuk Masyarakat Kota Surakarta

a.       Perlu memahami prosedur dan persyaratan yang diberikan oleh Dispendukcapil agar tidak terjadi kesalahan dalam pengurusan dokumen akta kelahiran dengan cara ketika ada kegitan sosialisasi yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta masyarakat harus memahami dengan seksama terhadap apa yang diberikan

b.      Perlu adanya kedisipilinan ketika berada di dalam kantor Pencatatan Sipil agar tercipta ruang kerja yang kondusif dengan cara tidak menimbulkan polusi suara atau kebisingan

c.       Dalam menyelesaikan pembuatan dokumen akta kelahiran diharapkan masyarakat menggunakan waktu pelayanan dengan baik dan seefisien mungkin agar warga yang lain mendapatkan kesempatan juga untuk membuat akta kelahiran dan juga bertujuan untuk mengurangi volume jumlah orang  yang ada di dalam kantor Pencatatan Sipil.

DAFTAR PUSTAKA

Arifin. Zainal,. 2012. Penelitian Pendidikan (metode dan paradigma baru). Bandung: PT. Remaja Rosdakrya

B. Mattew Miles dan Michael A. Huberman. 1992. Analisis Data Kualitatif. Jakarta: Universitas Indonesia (UI-Press)

Bogdan R dan J. Taylor S. 1993. Kualitatif (Dasar-dasar Penelitian). Surabaya: Usaha Nasional

Bungin, Burhan. 2003. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada

Danim, Sudarwan. 2002. Menjadi Penelitian Kualitatif, Bandung : Pustaka Setia.

Danim, Sudarwan. 2008. Kinerja Staff dan Organisasi. Bandung: Pustaka Setia

Gibson. Ivancevich. Donnely. 1994. Organisasi dan Manajemen. Jakarta: Erlangga

Gomes. Fautino. Cardoso. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakata: Andi Offset

Hasibuan, Malayu. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

Ma’mur J. Asmani. 2011. Tuntunan Lengkap Metodologi Praktis Penelitian Pendidikan. Jogjakarta: DIVA Press.

Moeheriono, Prof, Dr. 2012. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada

Moleong, Lexy, J,. 2005. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya

Moleong, Lexy, J,. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya

Moorhead, Gregory dan G. W. Ricky,. 2013. Perilaku organisasi: Manajemen Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Jakarta: Salemba Empat

P, Robbins Stephen. 2003. Perilaku Organisasi. Jakarta: PT Indeks kelompok GRAMEDIA

P, Sondang,. Siagin. 2004. Teori Motivasi Dan Aplikasi. Jakarta: PT Asdi Mahastya

Prawirosentoso. Suyadi. 1999. Kebijakan Kinerja Karyawan. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta

Rakhmat, Jalaludin. 1991. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Sastrohadiwiryo. Siswanto. 2003. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta

Sukardi. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara

T. Hans Handoko. Dr. 1996. Manajemen edisi 2. Yogayakarta: BPFE

Terry. R, G dan R. L. Laelie. 1991. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Thoha, Miftah. 1999. Perilaku Organisasi (konsep dan dasar aplikasinya). Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada

Sumber Lain :

Peraturan Perundang-undangan Administrasi Kependudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta

Pedoman pelayanan Administrasi Kependudukan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta

Peraturan Walikota Surakarta Nomor 27 Tahun 2012