Makalah Perencanaan dan Pengendalian

MAKALAH

“PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN”

DOSEN : DRA. NENDEN DEWI PURNAMA, M. SI

NAMA : RETNO KURNIA IMSANY

  NIM : 201011019

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

UNIVERSITAS SURAKARTA

TAHUN 2012

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena berkat rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan tugas makalah ini. Saya juga bersyukur atas berkat rezeki dan kesehatan yang diberikan kepada saya sehingga saya dapat mengumpulkan bahan – bahan materi makalah ini dari internet. Saya telah berusaha semampu saya untuk mengumpulkan berbagai macam bahan tentang sosial politik.

Saya sadar bahwa makalah yang saya buat ini masih jauh dari sempurna, karena itu saya mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk menyempurnakan makalah ini menjadi lebih baik lagi. Oleh karena itu saya mohon bantuan dari dosen pembimbing.

Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan merupakan alternative bacaan yang berguna bagi pembaca lainnya. Kepada sumber yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini penulis mengucapkan terima kasih.

Demikianlah makalah ini saya buat, apabila ada kesalahan dalam penulisan, saya mohon maaf yang sebesarnya dan sebelumnya saya mengucapkan terima kasih.

Surakarta, juli 2012

                                                                                                                                       Penulis   

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................1

DAFTAR ISI........................................................................................................................2

BAB 1 PENDAHULUAN...................................................................................................3

a. LatarBelakang........................................................................................................3

b. Rumusan Masalah.................................................................................................4

c. Tujuan Penulisan...................................................................................................5

d. Manfaat Penulisan.................................................................................................5

BAB 2 PEMBAHASAN.....................................................................................................6

a.    struktur sistem pengendalian manajemen ………………………....……………6

b.   perencanaan dan pengendalian produksi dalam aktivitas produksi……………11

BAB 3 PENUTUP.............................................................................................................14

a. Kesimpulan........................................................................................................14

b. Saran..................................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………16

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1              LATAR BELAKANG

Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang sangat berbeda dengan lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah didatangi oleh pesaing-pesaing mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan persaingan. Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara postif, globalisasi ekonomi ternyata membawa permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai struktur sistem pengendalian manajemen yang baik akan tersisih, banyak sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus perubahan dalam globalisasi ekonomi.

Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan organisasi, perlu ditentukan lebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha. Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi dengan demikian misi organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi mewujudkan masa depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.

Permasalahan yang timbul dalam implementasi struktur sistem pengendalian manajemen yang dapat diidentifikasikan sekarang ini adalah terletak pada kelemahan struktur dan kelemahan proses. Sistem pengendalian manajemen tidak dapat mewujudkan tujuan sistem kemungkinan karena strukturnya tidak pas dengan lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian manajemen tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.

Dampak yang timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur sistem pengendalian manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi berbagai perubahan tajam radikal, konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai perencanaan, tidak dapat memprediksi target organisasi ke depannya.

Untuk menghadapinya diperlukan struktur sistem pengendalian manajemen dimulai dari pengamatan dan pengindetifikasian memacu perubahan (change drivers) yang berdampak terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki perusahaan.) Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan erat satu dengan lainnya yang secara bersama-sama digunakan untuk mewujudkan tujuan sistem seperti yang dikatakan Mulyadi, Johny (2001 : 8) bahwa struktur pengendalian manajemen terdiri dari tiga komponen yaitu Struktur organisasi, Jejaring informasi dan Sistem penghargaan. Rerangka pendesainan struktur sistem pendesainan pengendalian manajemen mempergunakan pendekatan contigency approach dan human resource leverage.

Permasalahan struktur sistem pengendalian manajemen penting untuk dikaji karena memberikan harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk memetakan secara komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan di masa depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai dengan tuntutan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan kinerja perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan, sehingga perusahaan memiliki kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan perubahan yang diperlukan.

1.2              RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa masalah antara lain sebagai berikut:

a.       Bagaimanakah struktur sistem pengendalian manajemen

b.      Bagaimana perencanaan dan pengendalian produksi dalam aktivitas produksi

1.3       TUJUAN  PENULISAN

Tujuan penulisan dari Latar belakang dan Rumusan masalah diatas sebagai berikut:

a.       Memenuhi tugas mata kuliah perencanaan dan pengendalian

b.      Menjelaskan struktur sistem pengendalian manajemen

c.       Menjelaskan perencanaan dan pengendalian produksi dalam aktivitas produksi

1.4       MANFAAT PENULISAN

Hasil dari penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada semua pihak, khususnya kepada mahasiswa untuk menambah pengetahuan dan wawasan dalam perencanaan dan pengendalian serta fungi perencanaa dan pengendalian produksi dalam aktivitas produksi. Manfaat lain dari penulisan makalah ini adalah dengan adanya penulisan makalah ini diharapkan dapat dijadikan acuan didalam pembuatan makalah selanjutnya bagi mahasiswa yang membutuhkannya.

 BAB II

PEMBAHASAN

            2.1       STRUKTUR SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

            Struktur sistem pengendalian manajemen merupakan komponen-komponen yang berkaitan dengan lainnya yang secara bersama-sama membentuk sistem. Setiap komponen dalam struktur memiliki fungsi tertentu untuk mencapai tujuan sistem. Struktur yang sehat adalah struktur sistem yang setiap komponennya didesain sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis yang akan diterapi sistem tersebut.

Dalam membangun struktur organisasi dibangun berdasarkan fungsi yang dituntut dari organisasi yang bersangkutan, jika organisasi dibangun untuk memasuki lingkungan bisnis yang menuntut kecepatan pengambilan keputusan yang di dalamnya costumer memegang kendali bisnis dan yang mempekerjakan knowlegde workes, struktur organisasi yang pas dengan fungsi organisasi tersebut adalah yang memiliki karakteristik, cepat respon, fleksibel dan inovatif.

Struktur sistem pengendalian manajemen diperlukan oleh organisasi perusahaan karena menuntut semua perusahaan yang memasukil lingkungan tersebut memiliki kekuatan lebih untuk bersaing. Agar dapat dipilih oleh costumer, produk dan jasa perusahaan harus memiliki keunggulan tidak akan bertahan lama, karena pesaing akan mencari berbagai cara untuk menghasilkan value terbaik bagi costumer. Oleh karena itu, untuk tetap bertahan dan bertumbuh di lingkungan bisnis yang kompetitif, perusahaan dituntut untuk secara berkelanjutan menemukan kembali keunggulan daya saing.

Untuk dapat bertahan dan bertumbuh dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, organisasi perusahaan tidak cukup hanya mampu menjadi pencipta kekayaan (wealth-creating institution) namun, dituntut untuk memiliki kemampuan jauh lebih dari itu, perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatgandaan kekayaan (wealth-multiplying institution) untuk membangun kemampuan perusahaan sebagai pelipat gandaan kekayaan,
manajemen perlu memanfaatkan sistem manajemen yang khusus didesain untuk tujuan pelipatgandaan kekayaan.

Sistem pengendalian yang efektif adalah sistem yang diarahkan kepada dua penyebab, diperlukannya pengendalian ketidakmampuan personel dalam mencapai tujuan organisasi melalui perilaku yang diharapkan, ketidak mampuan personel di dalam mencapai tujuan dapat dtingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan, serta penyediaan teknologi memadai, ketidak mampuan personel dalam mencapai tujuan organisasi melalui prilaku yang diharapkan dapat dikurangi atau dihilangkan melalui :

1.Perumusan Misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi secara jelas.

2.Pengkomunikasian misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi kepada personel perusahaan melalui  personal behaviors para leaders organisasi dan operational behavior.

Melalui proses internalisasi, misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi dapat tertanam di dalam diri seluruh personel menjadi shared mission, shared vision, shared beliefs dan shared values.Shared mission, shared vision, shared belief dan shared values menjadikan karyawan berdaya untuk mengendalikan perilakunya sesuai dengan yang diharapkan di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sistem pengendalian manajemen juga menyediakan berbagai sistem untuk melaksanakan proses perencanaan dan implementasi rencana. Melalaui sistem pengendalian manajemen, keseluruhan kegiatan utama untuk menjadikan perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan dapat dilaksanakan secara terstruktur, terkoordinasi, terjadwal dan terpadu sehingga menjanjikan tercapainya tujuan perusahaan-perusahaan bertambahnya kekayaan dalam jumlah yang memadai

Proses Struktur Sistem Pengendalian Manajemen

Proses sistem pengendalian manajemen terdiri dari enam tahap utama berikut ini :

1.Perumusan Strategi

Tahap perumusan strategi adalah tahap yang sangat menentukan kelangsungan hidup dan pertumbuhan organisasi. Dalam tahap ini dilakukan pengamatan terhadap tren perubahan lingkungan makro dan lingkungan industri. Berdasarkan hasil pengamatan terhadap tren tersebut dilakukan perumusan, misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, dan nilai organisasi.
2.Perencanaan Strategi

Setelah perusahaan merumuskan tentang strategi yang dipilih untuk mewujudkan visi dan misi melalui organisasi, strategi tersebut kemudian perlu diimplementasikan. Langkah pertama adalah melaksanakan perencanaan strategik, dalam langkah ini strategi yang telah dirumuskan diterjemahkan ke dalam neraca strategik yang komprehensif dan koheren, yang terdiri dari tiga komponen : sasaran strategik, target, inisiatif strategic

3.Penyusun Program

Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik. Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanaan sistematik langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan beserta taksiran sumber daya yang diperlukan untuk program, suatu rencana jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan.

4.Penyusunan Anggaran

Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik. Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanan sistematik langkah-langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk menjalankan langkah-langkah tersebut. penyusunan program menghasilkan program, suatu rencana jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk itu.

Penyusunan anggaran adalah proses penyusunan rencana jangka pendek (biasanya untuk jangka waktu satu tahun) yang berisi langkah-langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian dari program dalam penyusunan anggaran dijabarkan program tertentu ke dalam rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam tahun anggaran, ditunjukkan manajer dan karyawan yang bertanggung jawab dan dialokasikan sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

5.Implementasi

Setelah rencana menyeluruh selesai disusun, langkah berikutnya adalah implementasi rencana. Dalam tahap implementasi rencana ini, manajemen dan karyawan melaksanakan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam kegiatan nyata. Oleh karena anggaran adalah bagian dari program, dan program merupakan penjabaran sasaran strategik dipilih sebagai penjabaran strategi yang dirumuskan, maka dalam implementasi rencana, manajemen dan karyawan harus senantiasa menyadari keterkaitan erat diantara implementasi, anggaran, program, inisiatif, sasaran strategik dan strategi. Kesadaran demikian akan mempertahankan langkah-langkah rinci yang dilaksanakan dalam tahap implementasi tetap dalam rerangka yang dipilih untuk mewujudkan visi organisasi.

6.Pemantauan

Implementasi rencana memerlukan pemantauan, hasil setiap langkah yang direncanakan perlu diukur untuk memerlukan umpan balik bagi pemantauan pelaksanaan anggaran, program, dan inisiatif strategik. Hasil implementasi rencana juga digunakan untuk memberikan informasi bagi pelaksana tentang seberapa jauh target telah berhasil dicapai, sasaran strategik telah berhasil diwujudkan dan visi organisasi dapat dicapai.

2.2       PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI DALAM AKTIVITAS PRODUKSI

Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan salah satu fungsi yang terpenting dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Yang dimaksud dengan perencanaan dan pengendalian produksi yaitu merencanakan kegiatan-kegiatan produksi, agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dengan baik. Perencanaan produksi adalah aktivitas untuk menetapkan produk yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan. Pengendalian produksi adalah aktivitas yang menetapkan kemampuan sumber-sumber yang digunakan dalam memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana. Tujuan utamanya adalah memaksimumkan pelayanan bagi konsumen, meminimumkan investasi pada persediaan, perencanaan kapasitas, pengesahan produksi dan pengesahan pengendalian produksi, persediaan dan kapasitas, penyimpanan dan pergerakan material, peralatan, routing dan proses planning, dan sebagainya.

B. Tujuan dan Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

1. Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi

Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi adalah sebagai berikut:

a.       Mengusahakan agar perusahaan dapat berproduksi secara efisien dan efektif.

b.      Mengusahakan agar perusahaan dapat menggunakan modal seoptimal mungkin.

c.       Mengusahakan agar pabrik dapat menguasai pasar yang luas

d.      Untuk dapat memperoleh keuntungan yang cukup bagi perusahaan.

2. Fungsi perencanaan dan pengendalian produksi

Fungsi dari perencanaan dan pengendalian produksi adalah:

a. Meramalkan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk sebagai fungsi dari waktu.

b. Memonitor permintaan yang aktual, membandingkannya dengan ramalan permintaan

sebelumnya dan melakukan revisi atas ramalan tersebut jika terjadi penyimpangan.

c. Menetapkan ukuran pemesanan barang yang ekonomis atas bahan baku yang akan dibeli.

d. Menetapkan sistem persediaan yang ekonomis.

e. Menetapkan kebutuhan produksi dan tingkat persediaan pada saat tertentu.

f. Memonitor tingkat persediaan, membandingkannya dengan rencana persediaan, dan melakukan revisi rencana produksi pada saat yang ditentukan.

g. Membuat jadwal produksi, penugasan, serta pembebanan mesin dan tenaga kerja yang terperinci.

C. Tingkatan Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Sistem pengendalian dan perencanaan produksi terbagi ke dalam tiga tingkatan:
1. Perencanaan jangka panjang (long range planning)

Perencanaan ini meliputi kegiatan peramalan usaha, perencanaan jumlah produk dan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan, dan perencanaan financial.

2. Perencanaan jangka menengah (medium range planning)

Perencanaan jangka menengah meliputi kegiatan berupa perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity reqiurement planning), perencanaan kebutuhan material (material requirement planning), jadwal induk produksi (master production schedule), dan perencanaan kebutuhan distribusi (distribution requirement planning).

3. Perencanaan jangka pendek (short range planning)

Perencanaan jangka pendek berupa kegiatan penjadwalan perakitan produk akhir (final assembly schedule), perencanaan dan pengendalian input-output, pengendalian kegiatan produksi, perencanaan dan pengendalian purchase, dan manajemen proyek.

 BAB III

PENUTUP

3.1  KESIMPULAN

Sebagaimana diketahui bersama bahwa perusahaan manufaktur yang memproduksi suatu barang sudah selayaknya melakukan perencanaan dan pengendalian produksi. Perencanaan berkaitan dengan berapa barang yang harus diproduksi. Sedangkan pengendalian berkaitan dengan pemantauan dan pengawasan sejak bahan baku dating, kemudian diproses sampai menjadi barang jadi. Agar lebih jelas mengenai perencanaan dan pengendalian produksi, ada baiknya kita kemukakan pendapat dari ahli. Assauri (1993:161) memberikan definisi atau pengertian perencanaan dan pengendalian produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut, dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan basil produksi, agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Jadi perencanaan dan pengendalian produksi merupakan kegiatan pengkoordinasian dari bagian-bagian yang ada dalam melakukan proses produksi. Fungsi perencanaan dan pengendalian produksi ini adalah untuk merencanakan dan mengendalikan proses produksi sehingga dapat mencapai produk yang kuantitas dan kualitasnya sesuai dengan yang direncanakan. Perlu diketahui bahwa aspek perencanaan produksi ini berkaitan erat dengan masalah target produksi yang telah ditetapkan untuk suatu jangka tertentu yang dapat dicapai oleh mesin atau peralatan pabrik yang ada. Agar perencanaan dan proses produksi dapat berjalan dengan baik diperlukan adanya suatu pengendalian atas operasi produksinya.

Ada beberapa jenis pengendalian operasi pabrik secara umumnya yaitu pengendalian produksi baik untuk kuantitas maupun kualitasnya, pengendalian tingkat keandalan pabrik untuk mencapai hasil operasi sesuai dengan yang direncanakan dan pengendalian pemakaian bahan. Dalam pengendalian produksi, kegiatan-kegiatan produksi yang dilakukan dibandingkan dengan apa yang telah ditetapkan dalam rencana, sehingga dapat dilakukan pengkoordinasian agar kuantitas dan kualitas produk serta waktu pengerjaan yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Setiap jenis sistem produksi memerlukan proses perencanaan dan pengendalian yang berbeda. Setiap jenis sistem manufaktur mempunyai kelebihan dan kekurangan. Perencanaan dan pengendalian produksi bertujuan agar aktivitas produksi berjalan seefektif dan seefisien mungkin. Sistem manufaktur mempunyai pengertian yang lebih luas daripada sistem produksi.

Tujuan dari perencanaan dan pengendalian produksi adalah merencanakan dan mengendalikan aliran material kedalam, di dalam, dan keluar pabrik sehingga posisi keuntungan optimal yang merupakan tujuan perusahaan dapat dicapai. Pengendalian produksi dimaksudkan untuk mendayagunakan sumber daya produksi yang terbatas secara efektif, terutama dalam usaha memenuhi kebutuhan konsumen dan menciptakan keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu perencanaan dan pengendalian mengevaluasi permintaan konsumen, posisi modal, kapasitas produksi, tenaga kerja, dan lain sebagainya.

3.2  SARAN

Dalam penulisan ini penulis meminta kritik dan saran bagi pembaca terutama pada dosen mata pelajaran, karena di dalam penulisan makalah ini penulis masih merasa banyak terdapat kekurangan dan kekeliruan. Bak kata pepatah ‘tidak ada gading yang tidak retak’. Oleh karena saran dan kritik sangat diperlukan untuk kemajuan penulis dalam menulis makalah selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

 http://www.scribd.com/doc/34051482/PERENCANAAN-DAN-PENGENDALIAN-PRODUKSI, diakses tanggal 4 juli 2012

            Kusuma, hendra. 2002. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Andi

Konsep Perencanaan dan Pengendalian (Online), http://ariszeko.blogspot.com/2011/11/perencanaan-dan-pengendalian-manajemen.html, diakses tanggal 3 juli 2012

Perencanaan dan Pengendalian (Online)http://id.shvoong.com/business-management/technology-operations-management/. Diakses tanggal 1 juli 2012